成功的項(xiàng)目經(jīng)理有很多職責(zé)——召開(kāi)會(huì)議、計(jì)劃和日程安排、管理資源和預(yù)算以及分析報(bào)告等等。 在忙碌的一天，工作量會(huì)變得相當(dāng)大。 為了自動(dòng)化耗時(shí)的任務(wù)并運(yùn)行龐大的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，管理人員需要優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件解決方案。

以8MSaaS PM為例，優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件功能包括：
◇項(xiàng)目計(jì)劃和調(diào)度
◇團(tuán)隊(duì)協(xié)作
◇文檔
◇報(bào)告
◇資源管理
◇項(xiàng)目預(yù)算
◇計(jì)時(shí)計(jì)費(fèi)和自動(dòng)開(kāi)票

1、項(xiàng)目規(guī)劃和調(diào)度

8MSaaS PM的計(jì)劃功能是一個(gè)很好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具，它概述了你所有計(jì)劃的項(xiàng)目任務(wù)，并使安排新活動(dòng)非常容易。時(shí)間段視圖概述了為每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員預(yù)訂了多少小時(shí)和任務(wù)，顯示了計(jì)劃外的時(shí)間段。

你將深入了解在項(xiàng)目的下一步中分配新任務(wù)的人?？焖俑庞[每個(gè)人的任務(wù)和計(jì)劃外時(shí)間有助于設(shè)定切合實(shí)際的截止日期，并避免超額預(yù)訂人員。每當(dāng)需要優(yōu)先處理緊急任務(wù)時(shí)，你可以將其他任務(wù)提前并為這些高優(yōu)先級(jí)任務(wù)騰出空間。

2、團(tuán)隊(duì)協(xié)作

一個(gè)大型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能由數(shù)十或數(shù)百人組成，每個(gè)人都從事特定的任務(wù)并擁有不同領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)。通常，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員需要訪問(wèn)彼此的工作以補(bǔ)充自己的工作。 這意味著通過(guò)多種渠道建立有組織的快速溝通非常重要。

○信息共享

8MSaaS PM項(xiàng)目管理軟件包括信息共享、共享日歷和聯(lián)系人列表的功能。 每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都可以將信息輸入系統(tǒng)，其他人可以隨時(shí)隨地快速訪問(wèn)。

8MSaaS還允許將文件添加到項(xiàng)目以進(jìn)行快速共享。選擇你的項(xiàng)目軟件時(shí)，請(qǐng)檢查它們是否提供免費(fèi)存儲(chǔ)空間來(lái)上傳你的文件和數(shù)據(jù)。

○團(tuán)隊(duì)溝通

8MSaaS PM在項(xiàng)目管理工具中構(gòu)建了一個(gè)聯(lián)絡(luò)人應(yīng)用程序。你可以隨時(shí)使用系統(tǒng)進(jìn)行輕松快速的團(tuán)隊(duì)溝通。

○團(tuán)隊(duì)儀表板

8MSaaS PM解決方案可使每個(gè)人都能創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)儀表板。你可以向儀表板添加圖形、圖表、可視化指標(biāo)和關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo) （KPI）。

團(tuán)隊(duì)儀表板可以作為項(xiàng)目 KPI 報(bào)告，是在會(huì)議期間使用的完美工具，向每個(gè)人展示你跟蹤的指標(biāo)，并將實(shí)際的實(shí)時(shí)結(jié)果與計(jì)劃的時(shí)間表進(jìn)行比較。

查看 KPI 可以快速了解團(tuán)隊(duì)是否正在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，從而做出更明智的決策。 此外，你可以與團(tuán)隊(duì)成員共享圖表，以便每個(gè)人都可以表達(dá)他們對(duì)如何提高項(xiàng)目績(jī)效的想法。

○共享客戶數(shù)據(jù)

如果你在代理機(jī)構(gòu)工作，那么存儲(chǔ)和管理你的客戶數(shù)據(jù)非常重要。優(yōu)秀的項(xiàng)目管理工具8MSaaS PM可幫助你做到這一點(diǎn)，并讓你創(chuàng)建可以與其他團(tuán)隊(duì)成員共享的客戶卡。

例如，輸入客戶的聯(lián)系信息并將項(xiàng)目和發(fā)票鏈接到客戶資料。之后，你可以按不同類別快速管理和組織你的客戶，例如發(fā)票到期的公司、等待你的產(chǎn)品的人，甚至是值得信賴的合作伙伴。

3、文檔

還在用 Excel 電子表格管理所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)嗎？ 你知道高達(dá) 88% 的電子表格包含錯(cuò)誤嗎？你需要項(xiàng)目管理工具替代Excel 的所有業(yè)務(wù)流程。

○可在一處訪問(wèn)所有數(shù)據(jù)

在一個(gè)地方訪問(wèn)所有項(xiàng)目信息不是很好嗎？ 包括計(jì)劃和完成的任務(wù)、過(guò)去和即將發(fā)生的日歷事件、客戶數(shù)據(jù)、項(xiàng)目資源、費(fèi)用和發(fā)送給客戶的賬單。

○快速訪問(wèn)你的數(shù)據(jù)

將所有數(shù)據(jù)收集到一個(gè)全面的8MSaaS PM工具意味著你可以輕松地與你的團(tuán)隊(duì)共享它。只需通過(guò)幾次點(diǎn)擊即可訪問(wèn)，無(wú)需在多個(gè)電子表格之間切換來(lái)查找數(shù)據(jù)位。

在一個(gè)地方收集信息的另一個(gè)未被充分利用的好處是你將獲得詳細(xì)的報(bào)告。

4、報(bào)告

要成功管理你的項(xiàng)目，你需要了解需要快速解決的缺點(diǎn)和問(wèn)題。 要全面了解你的項(xiàng)目進(jìn)度，你至少需要兩個(gè)功能——富有洞察力的報(bào)告和 KPI 儀表板。

○可定制的報(bào)告

優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件包括報(bào)告工具，這些工具可以收集以前插入的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，并支持創(chuàng)建可定制的報(bào)告。

例如，你可以獲得有關(guān)項(xiàng)目預(yù)算、費(fèi)用、已完成任務(wù)和團(tuán)隊(duì)成員績(jī)效的報(bào)告。由于你已經(jīng)為 PM 工具收集了大量數(shù)據(jù)集，因此你可以隨時(shí)創(chuàng)建新報(bào)告，并選擇你想要包含在圖形或圖表中的參數(shù)和信息類別。

報(bào)告使你能夠快速了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，你還會(huì)注意到表現(xiàn)最佳的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。 如果圖表上列出了負(fù)面趨勢(shì)，你可以立即采取行動(dòng)。

如果你知道問(wèn)題的根本原因，則更容易解決問(wèn)題。 你可以通過(guò)比較多個(gè)報(bào)告并與你的團(tuán)隊(duì)成員討論來(lái)確定問(wèn)題。

○項(xiàng)目 KPI 儀表盤(pán)

跟蹤項(xiàng)目績(jī)效的最快方法是創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目?jī)x表板，該儀表板可實(shí)時(shí)自動(dòng)更新信息。包括重要指標(biāo)，如計(jì)劃和實(shí)際項(xiàng)目?jī)r(jià)值、進(jìn)度差異和已完成任務(wù)的百分比。

為多個(gè)目的創(chuàng)建多個(gè) KPI 報(bào)告：
——共享團(tuán)隊(duì)儀表板
——財(cái)務(wù)KPI報(bào)告
——項(xiàng)目績(jī)效儀表盤(pán)
——項(xiàng)目經(jīng)理儀表板
——項(xiàng)目管理報(bào)告

5、資源管理

這不僅僅是需要管理你的團(tuán)隊(duì)的時(shí)間，你可能需要一個(gè)工具來(lái)跟蹤其他項(xiàng)目資源：例如，會(huì)議室和項(xiàng)目過(guò)程中使用的材料。

○安排你的項(xiàng)目資源

一個(gè)出色的項(xiàng)目管理工具，比如8MSaaS PM，包括資源管理功能，概述所有計(jì)劃和計(jì)劃的資源并計(jì)算它們的使用成本。這有助于避免過(guò)度分配和因缺乏資源而可能發(fā)生的沖突。

當(dāng)資源被過(guò)度使用時(shí)，你會(huì)立即注意到，并可以決定是限制其使用還是為其開(kāi)發(fā)制定新的指導(dǎo)方針。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，你可以管理資源并將其分配給特定任務(wù)，并確保每個(gè)人都有資源和工具來(lái)完成他們的任務(wù)。

6、項(xiàng)目預(yù)算

項(xiàng)目越大，需要記錄和管理的費(fèi)用就越多。對(duì)于有效的費(fèi)用管理，Excel電子表格不是一個(gè)好選擇。

○預(yù)算報(bào)告

你將需要一個(gè)項(xiàng)目管理工具來(lái)跟蹤你的費(fèi)用并提供快速而清晰的預(yù)算績(jī)效報(bào)告。

8MSaaS PM的項(xiàng)目預(yù)算功能可為你提供有關(guān)項(xiàng)目費(fèi)用、支出和總額的每周和每月報(bào)告。你還會(huì)注意到你的項(xiàng)目何時(shí)超出預(yù)算，也可以輕松導(dǎo)出你需要的所有數(shù)據(jù)。

○項(xiàng)目預(yù)算儀表板

在8MSaaS PM創(chuàng)建財(cái)務(wù)報(bào)告儀表板并添加多個(gè) KPI，可以反映你的項(xiàng)目進(jìn)度。

將圖形和圖表添加到你的儀表板以獲取有關(guān)你的項(xiàng)目的實(shí)時(shí)更新。要與團(tuán)隊(duì)成員共享儀表板或預(yù)算報(bào)告，請(qǐng)?jiān)O(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保合適的人員接收數(shù)據(jù)。

7、計(jì)時(shí)計(jì)費(fèi)和自動(dòng)開(kāi)票

在代理機(jī)構(gòu)工作并與多個(gè)客戶打交道時(shí)，你還需要該軟件來(lái)啟用時(shí)間計(jì)費(fèi)和發(fā)票。你需要跟蹤在任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間，向用戶添加小時(shí)費(fèi)率并根據(jù)完成的工作編制發(fā)票。

○時(shí)間跟蹤

使用時(shí)間跟蹤軟件記錄在任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間，并使用數(shù)據(jù)來(lái)自動(dòng)化你的發(fā)票流程。

你可以找到帶有集成時(shí)間跟蹤工具的8MSaaS PM，以記錄你的工作并將其鏈接到客戶資料和項(xiàng)目。

○自動(dòng)開(kāi)票

雖然開(kāi)具發(fā)票可能會(huì)占用你最好的時(shí)間，但有一種方法可以通過(guò)單擊幾下來(lái)編譯和轉(zhuǎn)發(fā)帳單。 你可以使用預(yù)先設(shè)計(jì)的 PDF 模板和自動(dòng)為你發(fā)送發(fā)票的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。8MSaaS PM可以為到期發(fā)票設(shè)置電子郵件提醒，并進(jìn)一步減輕你的工作量。

使用具有計(jì)時(shí)計(jì)費(fèi)功能的項(xiàng)目管理軟件每周最多可以節(jié)省 10 小時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)間。 嘗試發(fā)票自動(dòng)化以確定它節(jié)省了多少時(shí)間。

總結(jié)

以上就是成功運(yùn)行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要的不可替代的項(xiàng)目管理軟件功能。

你是在尋找滿足你所有需求的單一工具，還是愿意為不同的活動(dòng)使用多種工具？通常，一體化的項(xiàng)目管理工具具有更好的報(bào)告能力，并使你能夠在一個(gè)地方訪問(wèn)所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)。

作為新一代項(xiàng)目管理工具，全面的8MSaaS PM軟件是一個(gè)動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)管理、項(xiàng)目計(jì)劃、執(zhí)行、協(xié)同與交付平臺(tái)。它可與團(tuán)隊(duì)也使用的小型特定工具集成在一起，與企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)交互實(shí)時(shí)互連，對(duì)提高工作效率和績(jī)效，甚至對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都起到現(xiàn)實(shí)意義。聯(lián)系我們免費(fèi)申請(qǐng)產(chǎn)品演示。