會議紀要是黨政軍機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位經(jīng)常使用的一種公文。黨建君推薦本文，就會議紀要的寫作進行了梳理與總結(jié)，其中方法希望對大家有所啟發(fā)。

什么是會議紀要

會議紀要是一種記載、反映會議情況和議定事項的紀實性公文，是貫徹落實會議精神、指導(dǎo)工作、解決問題、交流經(jīng)驗的重要工具。會議紀要可以多向行文。向上級機關(guān)匯報會議情況，以便得到上級機關(guān)對工作的指導(dǎo)；向同級機關(guān)通報會議情況，以便得到同級機關(guān)的支持配合；向下級機關(guān)傳達會議精神，以便統(tǒng)一認識，貫徹執(zhí)行。

會議紀要的種類

1. 決議性會議紀要，主要記載和反映會議作出的重要決策事項，常用于各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公會，如省長辦公會議、市（縣）長辦公會議等。

2. 協(xié)議性會議紀要，主要記載雙邊或多邊會議有關(guān)內(nèi)容及其達成的協(xié)議等情況，常用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)主持召開的多部門協(xié)調(diào)會或不同單位共同召開的聯(lián)席辦公會等。

3. 研討性會議紀要，主要記載和反映經(jīng)驗交流會議、各種專業(yè)會議或?qū)W術(shù)性會議的研討情況，主要用于職能部門或?qū)W術(shù)研究機構(gòu)召開的專業(yè)會議、學術(shù)研討會議等。

會議紀要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)

一 標題

1. “會議名稱＋紀要”，如《全國農(nóng)村工作會議紀要》等。這類標題最為常見。

2. “正標題＋副標題”，正標題提出問題或揭示會議主旨，副標題多為“會議名稱＋紀要”。如《加強未成年人思想道德教育是家庭、學校和社會的共同責任——xx市xx區(qū)教育工作研討會紀要》。這種標題常見于報刊發(fā)表的會議紀要。

3. “發(fā)文機關(guān)名稱＋議題＋紀要”，如《國務(wù)院關(guān)于加強土地市場管理工作會議紀要》。

二 正文

1. 開頭：主要用于概述會議的基本情況，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參加人、會議議程和主要成果等，然后用“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下”或“現(xiàn)將這次會議研討的幾個問題紀要如下”等過渡句轉(zhuǎn)入下文，文字一般都比較簡練。

常見的寫法有兩種：一是列項式，即將會議名稱、時間、地點等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。這種寫法多用于辦公會議紀要。二是概述式，即將會議的基本要素用一段文字作簡要敘述，使人看后對會議情況和基本精神有個大致了解。

2. 主體：一般包括會議研究的問題、討論的意見、作出的決定和提出的措施辦法等。

（1）條款法，就是把會議議定的事項用條款方式加以簡要說明，分別冠以一二三四的標號，一條寫一個事項。這樣表述簡明扼要，適用于部署工作的會議或辦公會議，也適用于工作協(xié)調(diào)會等。

（2）綜述法，就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分集中談一個方面的問題，較復(fù)雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議的紀要多采用這種寫法。

（3）歸類法，有些工作會議涉及內(nèi)容較廣，討論的問題較多，這就要求按討論問題的性質(zhì)或議定事項的不同分類進行整理，分別列出序號、標題來敘述，每個標題下面視內(nèi)容多少，或分段或分條來寫。

（4）摘記法，就是按會議發(fā)言順序記錄每個人的發(fā)言要點，根據(jù)各人提出問題的不同角度，整理成幾個問題，并署上發(fā)言人姓名、職務(wù)，有時還要加上小標題。

3. 結(jié)尾：有的向有關(guān)單位和人員提出為實現(xiàn)會議目標和任務(wù)而奮斗的號召或希望；有的就會議議定的有關(guān)問題，向上級有關(guān)部門提出意見建議；有的向有關(guān)單位和人員提出貫徹落實的具體要求；有的則對會議意義和收獲進行評價等。

三 文尾

會議紀要一般也有文尾，與其他文件類同，主要是會議紀要的印發(fā)機關(guān)、成文日期、發(fā)送單位等內(nèi)容。

會議紀要的寫作要點

真實準確：真實準確地反映會議的情況和精神，需認真地進行會議記錄，詳盡地了解會議情況，做好各項基礎(chǔ)性工作。

精練概括：精練概括與詳盡細致，是會議紀要與會議記錄最重要的區(qū)別。語言文字簡練準確、樸實無華、通俗明白，也是精練概括的應(yīng)有之義。

要點突出：會議紀要就是記敘會議的中心內(nèi)容和討論研究的要點。凡與此聯(lián)系密切的問題，都應(yīng)盡力寫充分；反之就要少寫或不寫。

取舍適當：凡符合會議宗旨的多數(shù)人的一致意見，會議紀要都應(yīng)集中反映；對少數(shù)人的意見，如果是正確的，也要予以反映；如果討論中意見確有分歧，難以取得統(tǒng)一，一般不應(yīng)寫入紀要，但研討性會議紀要除外。集中會議討論的意見，還要特別留意會議主持人發(fā)表的意見，特別是他（她）的總結(jié)性發(fā)言和結(jié)論性意見，并在紀要中充分體現(xiàn)。

會議紀要看起來普普通通平平常常，但是作為秘書工作人員，你真的掌握了會議紀要的寫法了嗎？會議紀要對于記錄會議主要情況、傳達會議議定事項、推動工作落實具有重要意義。個人體會，寫好會議紀要需把握好以下幾個方面：

撰寫會議紀要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。在工作中，寫好會議紀要有“八字訣”可循。

一是求“快”

時效性是會議紀要的最大特點。很多重要工作都要在會議結(jié)束后馬上落實，需要拿會議紀要“說話”，太晚就有可能失去其自身價值。因此，會議紀要的撰寫、報批、印發(fā)一定要迅速，一般會議三至五天內(nèi)印發(fā)紀要，重要緊急會議當天印發(fā)或隔天印發(fā)。這就要求我們平時做好基礎(chǔ)工作，準備好各種會議的紀要模版，程序化填充文字內(nèi)容。

二是求“準”

準確性是會議紀要的基本要求。首先，內(nèi)容要準。會議議定的重要事項比如經(jīng)費、時限、責任人等一定要準確翔實地記錄下來，不能有任何出入。例如，關(guān)于經(jīng)費使用的決議，要詳細寫明金額、撥款單位、撥款時間、撥款方式，防止日后出現(xiàn)問題無從對證。

其次，用語要準。參會人員在討論或講話中，對一些專業(yè)術(shù)語、專有名詞可能一帶而過，說的是不規(guī)范簡稱或俗稱，比如把××省(市)第×屆人民代表大會第×次會議、中國人民政治協(xié)商會議××省(市)第×屆委員會第×次會議，統(tǒng)稱為×屆省(市)人大(政協(xié))第×次會議，類似情況應(yīng)在撰寫紀要時注意核對訂正。

最后，記錄要準。紀要撰寫人員要全程參會，做好錄音和記錄，核對好參會人員，對于一些大型會議，經(jīng)常會有“替會”情況發(fā)生，要以簽到情況為準記錄參會人員。

三是求“實”

會議紀要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會議召開情況和議定事項，文字要盡可能清晰簡練、準確平實，不能摻雜個人感情和看法。

對于報領(lǐng)導(dǎo)討論決定的會議事項，一般只將最后議定的結(jié)果寫入紀要，不必記錄討論過程;對于傳達重要會議、文件或領(lǐng)導(dǎo)指示的會議事項，要抓住重點，避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內(nèi)容一般不寫，只寫會議提出的要求和部署，使沒有參加會議的人看了紀要也能了解會議情況。

四是求“全”

要突出完整性，對會議進行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。特別是有的會議可能會根據(jù)需要臨時加入一些議題或部署一些任務(wù)，要注意完整地寫入紀要。

為便于撰寫和查閱，應(yīng)當按照一事一標題或一段的格式撰寫，順序應(yīng)按議題的重要程度和類別進行排列。會議討論未通過的議題一般不寫入紀要之中。

五要會“借”

會議信息量大，撰寫紀要需全面廣泛占有資料，把會議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、記錄稿件、錄音錄像以及會議涉及的相關(guān)文件資料搜集齊全，通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀要寫明白。

在使用資料上要敢借、會借，一般來說，對于順利通過的議題，會議材料的請示事項就可以借用為會議紀要的決定事項，領(lǐng)導(dǎo)講話的主要提綱可以借用為會議紀要的強調(diào)(要求)內(nèi)容，有選擇性地把會議材料借用為紀要內(nèi)容，實際上是一個對資料進行收集、篩選、提煉、組合的過程。

六要會“改”

所謂改，就是在“借”的基礎(chǔ)上對部分材料進行再加工，這個過程不可或缺。

比如，領(lǐng)導(dǎo)在會上脫稿部署工作、提出要求時，可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復(fù)，在這種情況下，要對會議記錄進行修改加工，再寫入會議紀要，既體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)真實意圖，又符合會議紀要準確務(wù)實的基本要求。由于修改工作要求較高，紀要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。

七要會“報”

會議紀要初稿寫成后，如何報領(lǐng)導(dǎo)批準也是一門學問。

首先要廣泛征求意見，避免出現(xiàn)方向性錯誤，必須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領(lǐng)導(dǎo)征求意見，涉及重要大額資金使用的必須征求財務(wù)部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀檢監(jiān)察等部門意見。完成這些基礎(chǔ)工作，才能逐級上報主管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

八要會“用”

會議紀要批準后，要特別注意發(fā)揮其作用。

一要正確確定報送范圍，參會人員和單位都要報送，再視會議內(nèi)容，報送有關(guān)部門閱知或在一定范圍內(nèi)公開。

二要與督辦工作做好銜接，由相關(guān)人員將紀要中有關(guān)任務(wù)梳理成待辦事項進行督辦。

三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀要在報送的過程中可能會由相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)進行多次修改，一定要存檔領(lǐng)導(dǎo)簽字確認的最終版本。

此外，充分利用信息化手段，單位內(nèi)部的會議，不涉密的可在單位內(nèi)網(wǎng)發(fā)布。

來源：《秘書工作》（作者 項張國 高峰）

編輯：姍琳