在當(dāng)今這個(gè)節(jié)奏快、壓力大的生活環(huán)境中，時(shí)間管理、效率提升是每個(gè)人都在思考和探索的事情。時(shí)間對(duì)于每個(gè)人都是公平的，有的人終日忙忙碌碌卻無成效；有的人井井有條，即使工作繁重也氣定神閑，并且還能取得不錯(cuò)的成績(jī)。

為什么有的人效率高，而有的人效率低呢？在這里就不得不提到四象限法則的時(shí)間管理理論，用“重要”和“緊急”兩個(gè)維度把事情分為四類：重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急。我們要少做不重要也不緊急的事，優(yōu)先做重要不緊急的事，給重要且緊急的事情留出足夠的時(shí)間，這樣才有可能讓重要而緊急的事逐漸減少。如果一個(gè)人整天都在做不重要也不緊急的事，那他的人生終將碌碌無為。如果總是在做不重要而很緊急的事，雖然看起來很忙，但是沒有什么成效，對(duì)于這類事，要想辦法委托給別人做或者盡量少做。如果重要而又緊急的事做得太多，壓力就會(huì)倍增，難免忙中出錯(cuò)。重要但不緊急的事，比如學(xué)習(xí)、戰(zhàn)略規(guī)劃、培養(yǎng)下屬成長(zhǎng)，如果長(zhǎng)期不管不顧，它們慢慢就會(huì)變成重要而緊急的事。所以，我們要學(xué)會(huì)時(shí)間管理，達(dá)到雖然每天事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地控制和處理一切。

為什么很多人雖然懂了時(shí)間管理的道理，卻依舊無法管理好自己的時(shí)間呢？因?yàn)楸M管知道重要不緊急的事需要做，但總是無法集中注意力。比如我給自己留出完整的兩個(gè)小時(shí)做某項(xiàng)計(jì)劃，但總是定不下心來，不是想著下午有個(gè)重要的談判，就是想著晚上還要開會(huì)，這些都是緊急的工作。結(jié)果心里煩躁，也沒辦法安心準(zhǔn)備那項(xiàng)計(jì)劃。很不幸，這就是現(xiàn)在很多人生活和工作的狀態(tài)，就是心不在焉，你的心并沒有放在你所做的這件事上。孟子曰：“學(xué)問之道無他，求其放心而已矣”所謂放心，即找回失去的本心，放在專注的事情上，這就是學(xué)問之道。莊子曰：“至人之用心若鑒，物來則現(xiàn)，物去不留?！币馑际侵寥说男南耒R子一樣，事情來了在面前自然顯現(xiàn)，事情走了心也清空了。老子讓我們學(xué)習(xí)嬰兒，很小的孩子剛剛還難過得掉眼淚，一扭頭，還掛著兩行淚水就可以全身心投入到眼下的玩耍中去了，待會(huì)兒要是想起來，接著哭，哭完之后又可以很投入地玩耍。這才是專心致志的人工作時(shí)應(yīng)有的狀態(tài)：盡管下午有一個(gè)嚴(yán)肅的談判，晚上還有一個(gè)重要的會(huì)議，但也不影響我把當(dāng)下的工作做好。

空手道中用“心如止水”來形容一切就緒的狀態(tài)。想象把一粒石子投入沉寂無聲的池塘，池塘中的水會(huì)有什么反應(yīng)呢？根據(jù)投石的重量、速度、角度，可能激起一片漣漪，也可能濺起水花，然后歸于平靜。池水即不會(huì)反應(yīng)過激，也不會(huì)置之不理。空手道用這種方法告訴我們：對(duì)于外在事物的反應(yīng)要適度，即不能沒有反應(yīng)，也不能反應(yīng)過度。我們之所以要學(xué)習(xí)水，就是因?yàn)樗哂羞@種德行：讓它動(dòng)的時(shí)候它能夠有反應(yīng)，可立刻又恢復(fù)平靜。在生活和工作中，任何造成你反應(yīng)過度或者反應(yīng)不足的事情都可能反過來控制你。什么叫反應(yīng)過度？就是有的事本來沒那么嚴(yán)重，但你表現(xiàn)出過多的焦慮，這種焦慮就會(huì)反過來控制你，讓你在那一刻什么事情都做不了。有的事不至于讓你那么生氣，但是你氣得一下午都不想說話，晚上吃不下飯，夜里睡不著覺，生氣就已經(jīng)控制住你了。什么叫反應(yīng)不足？有的事你早就該處理，早點(diǎn)處理就沒事了，但因?yàn)槟銘型涎?，到最后事情變得很?yán)重，它會(huì)反過來控制你。任何造成你反應(yīng)過度或者反應(yīng)不足的事都有可能反過來控制你。很多人對(duì)一些事情不是過分關(guān)注，就是不屑一顧，而沒法做到心如止水。

在生活中有一個(gè)極為普遍的情況：由于人們對(duì)自己做出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)管理不當(dāng)，他們承受著重重的壓力和折磨，如果能夠?qū)W會(huì)對(duì)生活中懸而未決的問題加以控制，就可以有效地緩解壓力。所謂懸而未決的事，就是那些能夠經(jīng)常喚醒你模糊記憶的事情。其實(shí)困擾我們的不是這件事情本身，而是未完成的事情給你帶來的無形壓力。你總要在心里分出一部分精力惦記著那件事，這會(huì)導(dǎo)致你眼下所做的事效果失真。

東方哲學(xué)會(huì)告訴你，忘掉腦海中的那件事，只處理眼下的事，但要做到很難。西方人的方法是給你做一個(gè)工作籃，里面裝著待處理的事，你只要把未處理的事扔進(jìn)這個(gè)工作籃里，然后一件接著一件地處理就好了?，F(xiàn)在有了智能手機(jī)，通常都自帶日程表，你可以把自己要做的事記錄在日程表中。比如周三下午2點(diǎn)到4點(diǎn)要進(jìn)行一個(gè)談判，那么在周二上午10點(diǎn)到12點(diǎn)，要騰出時(shí)間來為這個(gè)談判做準(zhǔn)備。當(dāng)你記下了這件事情，同時(shí)記下了它的準(zhǔn)備時(shí)間，你就可以把它從記憶區(qū)刪除了，你的精力只需要放在眼下該處理的事上即可。到了計(jì)劃時(shí)間，你再認(rèn)認(rèn)真真完成既定的安排。用這種方式來規(guī)劃工作和生活，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的心平靜了很多，思緒也不會(huì)漂浮不定。

一般觀點(diǎn)認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路绞绞鞘紫却_定個(gè)人或者公司的總體目標(biāo)，然后定義工作的主要目標(biāo)，最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施細(xì)節(jié)上。但是多年的觀察經(jīng)驗(yàn)告訴我們：自下而上的方法其實(shí)更具有實(shí)用價(jià)值，也就是從你當(dāng)前任務(wù)的最底層入手。試想一個(gè)場(chǎng)景，你穿著一件寬大的泳衣走到游泳池，這件寬大的泳衣一進(jìn)水里就松了，隨時(shí)可能會(huì)掉。這時(shí)候眼睛緊緊地盯著遠(yuǎn)處的那個(gè)目標(biāo)是沒用的，因?yàn)槟愕氖掷镞€要提著泳衣防止它掉下去。所以，與其整天盯著那個(gè)遠(yuǎn)處的目標(biāo)，不如先給自己換一件合適的泳衣。先把自己身邊的小事處理好，才有可能全身心去為未來的目標(biāo)服務(wù)，所以行動(dòng)管理最重要的技巧是把一切事物趕出你的大腦。在實(shí)際行動(dòng)中，要盡量讓自己憑自覺去挑選執(zhí)行的行動(dòng)，而不是重新思考那些行動(dòng)的來龍去脈。

對(duì)同一件事情不需要進(jìn)行兩次相同的思考，我們經(jīng)常會(huì)反復(fù)地思考同一件事情，你要把自己的大腦處理成一種CPU和內(nèi)存的關(guān)系。CPU不負(fù)責(zé)存儲(chǔ)，把存儲(chǔ)全部交給內(nèi)存。需要運(yùn)算什么，再從內(nèi)存中調(diào)出來，用CPU來處理，處理完之后再把它丟回到內(nèi)存中去。所以，清空你的大腦意味著你要把一些事情放到你的智能手機(jī)或者日程表里，這時(shí)候你的大腦就只負(fù)責(zé)處理眼下的事情了。不要費(fèi)腦子去反復(fù)地思量同一件事情，因?yàn)槟阍诜磸?fù)思量那件事情的時(shí)候，其實(shí)那件事并沒有推進(jìn)，這是自下而上的行動(dòng)管理。

那么如何高效的管理時(shí)間呢？有五個(gè)步驟來進(jìn)行高效的管理時(shí)間。第一個(gè)步驟是準(zhǔn)備階段：觸發(fā)扳機(jī)。在進(jìn)入工作狀態(tài)之前需要做一些準(zhǔn)備工作，比如給自己安排一張舒服的桌子，周圍放一些自己喜歡的書或者一臺(tái)筆記本電腦。為自己營造一個(gè)愉悅舒適氛圍，然后給自己一個(gè)觸發(fā)扳機(jī)。希望養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣，最好是給自己一個(gè)行動(dòng)觸發(fā)扳機(jī)。這個(gè)行動(dòng)觸發(fā)扳機(jī)有什么好處呢？比如，這張桌子的布置風(fēng)格環(huán)境都是我喜歡的，我坐在這里就可以安心地寫作，或者安心地打字，專心地畫畫，干什么都可以。所以畫家需要一間畫室、一個(gè)畫板、一張大桌子，我們需要一個(gè)讓自己安心的辦公區(qū)和一張準(zhǔn)備好的辦公桌，建議不要跟別人共享，包括家人。如果有旁人在，你本來想去工作，結(jié)果看見地方被占了，心里就默默地放棄了：“今天就算了吧”，這段時(shí)間又被你浪費(fèi)了。除了給自己準(zhǔn)備一個(gè)精心布置的工作區(qū)以外，還要給自己準(zhǔn)備一個(gè)移動(dòng)的工作區(qū)，這是隨著時(shí)代發(fā)展，我們生活方式改變后需要開發(fā)出的另一個(gè)時(shí)間管理方法。由于工作和生活的原因，很多時(shí)候我們都需要乘坐飛機(jī)、動(dòng)車去另一個(gè)城市，頻率變得越來越高，你可以讓自己在移動(dòng)的區(qū)域里騰出時(shí)間來處理公務(wù)或者看書。飛機(jī)上很安靜，沒有人跟你說話，手機(jī)也不能用，這個(gè)時(shí)候排遣無聊最好的方法就是看書。當(dāng)你給自己準(zhǔn)備好工作區(qū)以后，就要提醒自己提升工作效率。

第二個(gè)步驟是收集數(shù)據(jù)：引起我們注意的事物和信息。收集數(shù)據(jù)是指收集一切引起我們注意的事物和信息，無論大小輕重緩急。收集數(shù)據(jù)包括兩個(gè)方面：一是外在的數(shù)據(jù)收集工作，二是內(nèi)在的數(shù)據(jù)收集工作。外在的數(shù)據(jù)收集工作包括搜索你周圍的環(huán)境，從你的辦公桌開始，擴(kuò)展到你的抽屜、柜子等，這些地方要保持清爽干凈，不要有冗余的堆積，龐雜的東西會(huì)形成干擾。內(nèi)在的數(shù)據(jù)收集是指搜索那些仍然存儲(chǔ)在你腦海當(dāng)中的事情。有的人認(rèn)為時(shí)間管理就是管理工作上的事情，比如要跟張總見面，要跟小劉談一談，要去簽個(gè)合同等等，他雖然有很多事情要做，但不代表效率高。他很可能因?yàn)閮鹤釉趯W(xué)校打架、老婆要求添置新家具等家長(zhǎng)里短的事情而心煩意亂，無法高效完成工作上的事。其實(shí)這種想法是有偏差的，教養(yǎng)孩子、關(guān)系另一半、照顧父母、幫襯朋友等等，這些都是人生的一部分，你為人生中重要的事情煩心，本身就是不對(duì)的。事實(shí)上，處理這些事情的時(shí)間可能沒有你想的那么多，但是一直拖著不處理就會(huì)造成你和他人情緒上的變化，導(dǎo)致你對(duì)這些事變得更加敏感，因此，這種工作之外的數(shù)據(jù)也需要收集起來。我們可以拿出一張紙寫下要處理的事情。一張紙就寫一件事，處理完這張紙上的事情之后，就可以下面空白的地方寫下你處理的方法和過程，這張紙就可以存檔了。如果事情不重要，你可以做完后把它撕掉。當(dāng)你把所有的事全部都用紙或手機(jī)App記下之后，你的收集工作就做完了。

第三個(gè)步驟是處理階段：清空工作籃。處理階段的任務(wù)就是清空工作籃，在這個(gè)階段，你需要對(duì)所有收集的信息進(jìn)行處理。徹底地清空你的工作籃，這并不意味著完成你收集到的所有工作，因?yàn)槟闼占墓ぷ魑幢匾欢ǘ家赡銇硗瓿?，但是你必須處理它們。處理階段有三個(gè)基本原則：第一是先處理工作籃中最上面的事情，就是比較著急的事情。比如老婆讓你買家具，如果再不買的話她就要生氣了，你就得趕緊把這件事情處理了，其實(shí)打個(gè)電話或者去淘寶買就好了。第二是一次只做一件事。這是一個(gè)特別重要的建議，我們經(jīng)常一件事做到一半，就擱在一旁去做另一件事，沒等做完，又?jǐn)R在一旁。這樣會(huì)導(dǎo)致很多事你都只做到一半就忘了，下次啟動(dòng)又得從頭開始做。這種方式費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，所以一次就做一件事。第三是不要把事務(wù)再次放回工作籃。在處理事務(wù)的過程中，你可能會(huì)面臨一個(gè)問題：某件事情處理到這一步?jīng)]結(jié)束，但是不知道下一步該如何行動(dòng)。這時(shí)候有三種情況，如果能夠找到具體的下一步行動(dòng)，那么你就需要權(quán)衡是立即執(zhí)行把它完成，還是指派他人完成或者是延遲處理。在不得已的時(shí)候，我們才會(huì)延遲處理。能夠立即完成的就立即完成，如果能夠指派他人完成的就指派他人來做。如果是延遲處理，你就需要在工作籃中記錄下來。工作籃中有一些內(nèi)容是不需要采取行動(dòng)的，此時(shí)你需要對(duì)它們進(jìn)行分辨。如果這件事現(xiàn)在根本決策不了，三年后再說，那么就把它仍在一邊，或者這件事只能作為參考資料收集起來。這樣工作籃中需要處理的事務(wù)就會(huì)逐漸減少，可以想象一下，你有一個(gè)工作籃，里邊放了很多件事，做完一件拿走一件，做完一件歸檔一件，你的工作就會(huì)變得越來越少，你的生活也會(huì)變得越來越高效。

第四個(gè)步驟是組織整理：建立好一個(gè)清單。從組織整理的角度來看，需要跟蹤和管理的事情可以把它們大概分成七類：項(xiàng)目清單、項(xiàng)目的輔助資料、記錄在日程表中的行動(dòng)和信息、下一步的行動(dòng)清單、等待清單、參考資料和將來、也許清單。保持這些類別之間的界限分明，是整個(gè)組織整理工作中非常重要的一部分。除了堅(jiān)持對(duì)個(gè)人系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)清晰的分類之外，還要關(guān)注建立和使用核查清單，它可以幫助你關(guān)注項(xiàng)目事件、愛好、職責(zé)等領(lǐng)域中可能出現(xiàn)的各種潛在問題。通常情況下，團(tuán)隊(duì)或公司內(nèi)部組織的這種咨詢活動(dòng)最終會(huì)形成一份極具參考價(jià)值的核查清單，其中包含了對(duì)日后面試新人和培訓(xùn)員工的一些重點(diǎn)方向。管理一個(gè)團(tuán)隊(duì)或一個(gè)組織，并希望這個(gè)組織能夠同步往前推動(dòng)。這種管理方式比管理一個(gè)工作籃要復(fù)雜得多，你需要有七類時(shí)間，并且將這七類時(shí)間分門別類地管好，這樣才能看到整個(gè)團(tuán)隊(duì)在向前不斷地推動(dòng)。當(dāng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)有了共同的愿景之后，最重要的行動(dòng)就是確定關(guān)鍵要?jiǎng)?wù)，只有團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)人都知道自己這個(gè)崗位的關(guān)鍵要?jiǎng)?wù)，并且能夠通過推動(dòng)這個(gè)關(guān)鍵要?jiǎng)?wù)來達(dá)成關(guān)鍵指標(biāo)時(shí)，才能夠保證我們實(shí)現(xiàn)最終的愿景。組織整理的這一部分，其實(shí)跟關(guān)鍵要?jiǎng)?wù)是有關(guān)系的。為了能夠使得時(shí)間管理變得有效，需要養(yǎng)成檢查回顧的好習(xí)慣，只有檢查回顧才能夠保障系統(tǒng)有效地運(yùn)行。在事務(wù)或者項(xiàng)目做了一段時(shí)間、一個(gè)階段以后，我們就需要開始回顧了，我們應(yīng)該關(guān)注哪部分內(nèi)容安排在什么時(shí)候進(jìn)行，回顧應(yīng)該怎樣進(jìn)行，隔多久再進(jìn)行一次?；卮鸬谝粋€(gè)問題我們可以從三個(gè)方面入手：首先，查看日程表；然后，檢查我們的工作清單或者根據(jù)情景來選擇恰當(dāng)?shù)幕仡檭?nèi)容；最后，你至少需要每周回顧一次那些懸而未決的事情。這種回顧能夠幫助你在忙亂的生活中謹(jǐn)記最重要的工作和最重要的目標(biāo)，把握住自己的方向。每周核查一下你的關(guān)鍵要?jiǎng)?wù)到底有沒有推進(jìn)，這的確是令所有團(tuán)隊(duì)最擾頭的事。我們需要經(jīng)常向自己的團(tuán)隊(duì)強(qiáng)調(diào)的事情就是：這一周的關(guān)鍵要?jiǎng)?wù)到底是什么？實(shí)現(xiàn)了沒有？為什么沒實(shí)現(xiàn)？沒實(shí)現(xiàn)的原因是什么？怎么排除它？這樣才能夠保持每周都會(huì)有新的變化發(fā)生。

第五個(gè)步驟是執(zhí)行階段：立刻行動(dòng)。當(dāng)一件事情即將被付諸行動(dòng)時(shí)，其實(shí)你就已經(jīng)完成了對(duì)大量可選方案的篩選，也有了基本的方向。但請(qǐng)不要急于行動(dòng)，可以留出一些時(shí)間做一個(gè)頭腦風(fēng)暴，它會(huì)有助于你做出最終的科學(xué)決策。這個(gè)暫緩的行動(dòng)非常必要。怎么做頭腦風(fēng)暴呢？當(dāng)你啟動(dòng)大腦去思考某個(gè)問題時(shí)，你可以把所有的想法都羅列出來，再對(duì)羅列的想法進(jìn)行分析篩選。頭腦風(fēng)暴有幾個(gè)關(guān)鍵的技巧：不要判斷、不要質(zhì)疑、不要評(píng)估、不要批判。一個(gè)想法冒出來，就把它寫下來，你有一招，其他人還有別的招，大家湊在一起，每個(gè)人都可以暢所欲言地談自己的想法。如果能夠各抒己見、集思廣益，我們就可以獲得大量的思路和想法。在這個(gè)過程中，千萬不要過早地進(jìn)入討論和批評(píng)，這會(huì)使得頭腦風(fēng)暴的效果減弱。有時(shí)候開會(huì)的效率很低，就是因?yàn)橛腥藙倓偺岢鲆粋€(gè)想法，另一個(gè)人就說你那個(gè)不行或者需要很多錢，條件還不成熟等等，一旦出現(xiàn)了爭(zhēng)論，其他人就沒有動(dòng)力再提供更多的想法了。所以，效率最高的方法就是羅列，有想法就羅列出來，羅列的數(shù)量越多，就越能減少思維的盲區(qū)。最后，再組織分析這些想法，從中找出一個(gè)你認(rèn)為最合適的來實(shí)施。這五個(gè)步驟是我們處理問題的基本過程，在套用這些方法來管理自己生活的時(shí)候，我們需要養(yǎng)成收集的好習(xí)慣，比如帶一個(gè)小本子，把重要的事情記在本子上，一個(gè)好習(xí)慣的養(yǎng)成是我們處理一件復(fù)雜事情的基礎(chǔ)。

最后，如果你想把時(shí)間管理好，想讓自己成為一個(gè)高效率的人，就要關(guān)注事情的結(jié)果。關(guān)注事情的結(jié)果就是要在腦海中對(duì)自己要做的事情有一個(gè)正面預(yù)期，當(dāng)正面預(yù)期在你腦海中出現(xiàn)的時(shí)候，你才有動(dòng)力去做這些事情。有一個(gè)具體明確的目標(biāo)放在那里，就會(huì)迫使你確定下一步的行動(dòng)。當(dāng)你開始行動(dòng)的時(shí)候，首先一定要學(xué)會(huì)心無旁騖地做事，學(xué)會(huì)心如止水，讓內(nèi)心保持清澈寧靜。然后從離你最近的事情開始處理，經(jīng)過一系列的過程將自己生活和工作中的事情處理好，如此便可以達(dá)到我們理想中的狀態(tài)，氣定神閑地面對(duì)工作和生活。