無論是少數(shù)人的小型企業(yè)還是擁有數(shù)十名員工的大公司，有效的溝通對(duì)于確保每個(gè)人都參與并準(zhǔn)備好在項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)相同的目標(biāo)至關(guān)重要。
然而，由于溝通不暢，似乎在翻譯中總是丟失一些東西。事實(shí)上，根據(jù)布蘭迪斯大學(xué)的一項(xiàng)研究，56%的項(xiàng)目由于溝通不暢而失敗。

如果沒有有效的溝通，團(tuán)隊(duì)成員很容易變得沒有方向，并開始完成與更廣泛項(xiàng)目無關(guān)的任務(wù)。這對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說可能是一個(gè)挑戰(zhàn)，但并不是所有的希望都消失了。我們?yōu)?span id="vtji6h1njuw" class="candidate-entity-word" data-gid="593908636699485959">項(xiàng)目管理的成功溝通整理了一份詳盡的指南。

一、項(xiàng)目管理中的溝通類型

據(jù)說90%的交流都是非語言的。事實(shí)上，您可以通過多種方式與辦公室的同事溝通。有四個(gè)主要的溝通類別：

• 非語言
• 口頭
• 視覺
• 寫

但是，您如何向您的團(tuán)隊(duì)傳達(dá)項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)、每個(gè)人都應(yīng)該考慮的目標(biāo)以及客戶的廣泛需求？在這個(gè)時(shí)代，溝通是多方面的，因?yàn)槟梢酝ㄟ^以下方式與下屬互動(dòng)：

• 電子郵件
• 即時(shí)消息
• 面對(duì)面會(huì)議
• 語音和視頻通話

當(dāng)然，利用大量的溝通工具可能是有效的，因?yàn)槟慊旧峡梢灾厣觏?xiàng)目的更細(xì)節(jié)。

二、項(xiàng)目經(jīng)理的最佳溝通技巧

布蘭代斯的研究發(fā)現(xiàn)，據(jù)報(bào)道，69%的經(jīng)理在與員工溝通時(shí)感到不舒服。考慮到只有不到五分之一的員工注意到他們的公司在促進(jìn)整個(gè)組織的強(qiáng)有力溝通方面做得很好，這是有道理的。

許多人說管理層沒有提供明確的方向，而另一些人則指出，管理層沒有安排時(shí)間與員工會(huì)面。

“有效的溝通確保團(tuán)隊(duì)不會(huì)誤解要求，”GetVoIP的創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Reuben Yonatan說。“無效的溝通可能會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為要求是紅色的，而實(shí)際上，它是勃艮第的。如果他們交付的是紅色產(chǎn)品，經(jīng)理、客戶和高管最終都會(huì)不滿意。

Yonatan補(bǔ)充說，對(duì)于監(jiān)督項(xiàng)目的經(jīng)理來說，保持有效的溝通“以充分利用全球勞動(dòng)力”至關(guān)重要，尤其是在“工作場所變得越來越全球化”的情況下。

那么，需要做些什么呢？

這很簡單：項(xiàng)目經(jīng)理必須提高他們的溝通技巧。雖然列表可能很廣泛，但以下是項(xiàng)目經(jīng)理需要具備的五大溝通技巧：

• 設(shè)定優(yōu)先級(jí)：在帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)投入戰(zhàn)斗時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理的主要目標(biāo)是清楚地傳達(dá)成功完成任務(wù)的策略，包括概述目標(biāo)、規(guī)劃行動(dòng)方案和從頭到尾確定優(yōu)先級(jí)。
• 促進(jìn)協(xié)作：項(xiàng)目經(jīng)理不僅必須與每個(gè)人協(xié)作，而且團(tuán)隊(duì)之間的參與和協(xié)作也很重要。
• 積極傾聽：項(xiàng)目經(jīng)理必須能夠從他們的團(tuán)隊(duì)那里收集意見和想法，這需要積極傾聽，而不是打斷、忽視或忽略每個(gè)人所說的話。
• 建立關(guān)系：如果項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)項(xiàng)目中細(xì)心、誠實(shí)和稱職，個(gè)人將超越他們的職責(zé)范圍。
• 一致性：作為項(xiàng)目經(jīng)理，您必須與項(xiàng)目的信息和愿景保持一致。不斷的變化會(huì)擾亂正在進(jìn)行的項(xiàng)目的流程和進(jìn)度，但也會(huì)導(dǎo)致溝通不暢和誤解。

三、為什么溝通在項(xiàng)目管理中很重要

近年來，許多公司已經(jīng)轉(zhuǎn)向遠(yuǎn)程格式，這意味著越來越多的員工在家工作，而不是在集中的辦公地點(diǎn)工作。這對(duì)公司和員工來說都是一個(gè)具有挑戰(zhàn)性的過渡，這就是為什么有效的溝通至關(guān)重要的原因。

GetVoIP的負(fù)責(zé)人解釋說：“最近，在我們過渡到遠(yuǎn)程工作的過程中，我盡了最大努力向我的小團(tuán)隊(duì)傳達(dá)了我們需要采取的步驟，以促進(jìn)平穩(wěn)過渡，這將使我們滿足所有待定項(xiàng)目的截止日期?！拔遗c相關(guān)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行了一對(duì)一的交談，傾聽了他們的擔(dān)憂，并在需要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。因此，盡管轉(zhuǎn)向遠(yuǎn)程工作帶來了動(dòng)蕩，但我們還是按時(shí)完成了所有任務(wù)。

那么，當(dāng)有效溝通被納入項(xiàng)目管理時(shí)，它有哪些好處呢？以下是您應(yīng)該考慮的優(yōu)勢(shì)：

1. 降低風(fēng)險(xiǎn)

說實(shí)話：無論你計(jì)劃多少，總會(huì)有障礙和挫折。也就是說，通過與您的團(tuán)隊(duì)溝通并分解需要完成的工作，您可以減輕這些風(fēng)險(xiǎn)并確保您可以有效快速地克服任何障礙。

2. 促進(jìn)員工發(fā)展

無論是 Zoom 會(huì)議還是面對(duì)面的聚會(huì)，溝通都會(huì)引發(fā)其他短期和長期利益的海嘯。許多專家討論的是人才發(fā)展，無論是信心、協(xié)作還是友情。通過創(chuàng)造一個(gè)每個(gè)人都相互交流的環(huán)境，你幾乎可以保證沒有人坐在場邊。

3. 確保每個(gè)人都在同一頁面上

通過定期與您的員工溝通可以幫助讓每個(gè)人都在同一頁面上。在過去的一兩周里，你和你的團(tuán)隊(duì)談了多少次？這是一個(gè)很好的回答問題，因?yàn)樗赡軙?huì)突出你是否與你的溝通努力保持一致。
通過溝通并鼓勵(lì)他人表達(dá)他們對(duì)項(xiàng)目細(xì)節(jié)的想法，無論是過程、愿景還是總體目標(biāo)，您將能夠獲得建設(shè)性的反饋和意見，最終可以完善您的下一步。

4. 從一開始就要清晰

啟動(dòng)項(xiàng)目時(shí)，通常從模板開始。一旦藍(lán)圖建立起來，您必須將計(jì)劃傳達(dá)給您的團(tuán)隊(duì)，因?yàn)檫@將使您能夠回答他們的問題，重申細(xì)節(jié)并集思廣益解決常見問題。

“作為項(xiàng)目經(jīng)理，您可以了解他們對(duì)最終產(chǎn)品的期望和想法，并接收和處理有關(guān)可能更改的信息，”Zety的聯(lián)合創(chuàng)始人Kuba Koziej指出?！坝幸粋€(gè)完整的團(tuán)隊(duì)需要你提出項(xiàng)目的要求，仔細(xì)討論其規(guī)格，溝通變化，并回答問題。

5. 創(chuàng)造透明度

如果說許多員工要求一件事，那就是透明度。不幸的是，太多的公司寧愿向員工隱瞞正在進(jìn)行的項(xiàng)目的細(xì)節(jié)，即使他們是其中的一部分，這可能會(huì)導(dǎo)致很多挫敗感?！白鳛轫?xiàng)目經(jīng)理，當(dāng)各方都參與其中時(shí)，您需要建立良好的關(guān)系和有效的溝通渠道，”Koziej指出。定期和靈活的溝通可以從新項(xiàng)目開始就列出期望。

無論是企業(yè)愿景還是特定客戶的需求，透明度都能讓您的團(tuán)隊(duì)知道需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)以及如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。有效的溝通需要你坦率和開放。這導(dǎo)致了奉獻(xiàn)精神和動(dòng)力，因?yàn)樗梢宰屇膱F(tuán)隊(duì)感到他們是更有意義和重要的事情的一部分。

四、7大項(xiàng)目溝通技巧

根據(jù)布蘭代斯的報(bào)告，81%的員工建議增加溝通頻率，85%的人建議建設(shè)性反饋，另有84%的員工希望更清楚地了解項(xiàng)目目標(biāo)和期望。
但是，項(xiàng)目經(jīng)理還能做些什么來更好地溝通項(xiàng)目的來龍去脈，并鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)合作、參與和合作呢？以下是一些加強(qiáng)工作場所項(xiàng)目溝通的提示：

1. 制定溝通計(jì)劃

溝通計(jì)劃將確保您與更廣泛的溝通工作保持同步。以下是創(chuàng)建溝通計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮的一些組件：

• 確定所有相關(guān)方
• 定義將用于溝通的方法
• 確定溝通頻率
• 確定需要發(fā)送給各方的信息類型（敏感信息、更新和標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)節(jié)）
• 寫下溝通計(jì)劃的目的

2. 利用技術(shù)和工具

在當(dāng)今技術(shù)先進(jìn)和高度互聯(lián)的世界中，沒有理由不利用可供您使用的軟件、技術(shù)和工具的寶庫。從移動(dòng)應(yīng)用程序到電信服務(wù)，在這些資源的幫助下，有很多方法可以進(jìn)行溝通、計(jì)劃和工作。您甚至可以借助這些工具選擇自動(dòng)化一些溝通，例如辦公室備忘錄或日歷提醒。

3. 安排和計(jì)劃會(huì)議

如今，會(huì)議已經(jīng)不受歡迎，它們被視為無效且浪費(fèi)時(shí)間。但是，如果以正確的方式管理和執(zhí)行它們，它們可能會(huì)完全相反。在每次會(huì)議之前，列出您想要討論的內(nèi)容，分配時(shí)間收集同事的意見，并設(shè)置其持續(xù)時(shí)間限制。當(dāng)然，請(qǐng)確保您的會(huì)議不會(huì)妨礙團(tuán)隊(duì)的工作。

4. 制定每日清單

待辦事項(xiàng)清單將幫助您保持正軌，完成需要完成的工作并提高生產(chǎn)力。清單的概念也應(yīng)該適用于你的溝通，因?yàn)槟憧梢試L試跟上你的項(xiàng)目目標(biāo)。（比如下方是通過PingCode看板建立的待辦任務(wù)事項(xiàng)清單）

5. 使用視覺輔助工具

有些人比其他人更直觀，因此在可能的情況下適應(yīng)他們是明智的。通常，視覺演示也可以表達(dá)您的觀點(diǎn)。無論是圖表還是視頻，您都可以通過多種方式利用視覺元素來增強(qiáng)與員工的溝通。

6. 創(chuàng)建里程碑跟蹤

里程碑跟蹤器可以為您的團(tuán)隊(duì)提供額外的推動(dòng)力，并幫助他們跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)度。確保包括目標(biāo)和項(xiàng)目階段，并將責(zé)任分配給每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員。每次達(dá)到里程碑時(shí)，請(qǐng)務(wù)必承認(rèn)項(xiàng)目的進(jìn)展并表揚(yáng)每個(gè)人的努力。（比如下方通過PingCode跟蹤里程碑示意圖）

7. 與您的團(tuán)隊(duì)一起慶祝成就

沒有人喜歡一個(gè)把所有功勞都攬?jiān)谛牡椎慕?jīng)理，也不喜歡在項(xiàng)目上的工作沒有得到任何贊美。因此，至關(guān)重要的是，您要找到方法來表達(dá)您對(duì)每個(gè)人的辛勤工作和對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)的贊賞和感激之情。

以上就是關(guān)于項(xiàng)目如何有效溝通的全部內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助。