彭稚翔 張賀遠(yuǎn)

中交一公局集團(tuán)有限公司海外事業(yè)部

摘 要：合同管理貫穿于建設(shè)工程項(xiàng)目管理的全過(guò)程，它是進(jìn)行建設(shè)工程質(zhì)量控制、進(jìn)度控制及成本控制和風(fēng)險(xiǎn)控制的重要方法之一，是進(jìn)行建設(shè)工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，是工程項(xiàng)目管理的核心和重點(diǎn)。合同管理的內(nèi)容主要分為:1、準(zhǔn)備階段; 2、簽署階段; 3、履行階段; 4、歸檔階段。做好這四個(gè)階段的管理工作，能夠極大的提高建設(shè)工程的管理水平和效益。

關(guān)鍵詞：合同管理;合同管理內(nèi)容;合同管理實(shí)施方法;

1 引言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，社會(huì)環(huán)境不斷變化和建筑企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈的趨勢(shì)，加上高新行業(yè)不斷興起的沖擊，走傳統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)的建筑企業(yè)正面臨著巨大挑戰(zhàn)，在這種情況下，各大小型建筑企業(yè)都開(kāi)始注意到合同管理的重要性，以往輕合同人員，重施工技術(shù)人員的現(xiàn)象正在慢慢改變。通過(guò)合同管理的手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效化和簡(jiǎn)易化，提高企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)的能力，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳步，提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)利益最大化，已成為大多企業(yè)的共識(shí)。

2 工程合同管理

2.1 合同準(zhǔn)備階段

合同的準(zhǔn)備階段主要包括初步確定合同對(duì)象，然后根據(jù)需要擬定合同文本并對(duì)其進(jìn)行審核修改，該階段需確保合同條款對(duì)雙方具備約束力，條理清晰。

2.1.1 初步確定合同對(duì)象，進(jìn)行合規(guī)調(diào)查

為順應(yīng)全球反賄賂反腐敗的趨勢(shì)，同時(shí)為了維護(hù)企業(yè)商業(yè)利益和名牌形象，需要對(duì)合同對(duì)象進(jìn)行合規(guī)調(diào)查，查明合同對(duì)象的背景，收集合同對(duì)象的各類(lèi)信息，以查明企業(yè)內(nèi)部的舞弊情況，防止舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。合規(guī)調(diào)查，其中包括:

(1)審查對(duì)方主體資格，應(yīng)審查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、特種經(jīng)營(yíng)許可證件(高危、特種或國(guó)家調(diào)控行業(yè))、質(zhì)量認(rèn)質(zhì)特別是強(qiáng)制認(rèn)證資質(zhì);其它證件如企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證，應(yīng)與原件核對(duì)并加蓋對(duì)方單位公章。

(2)注意審查對(duì)方法人及對(duì)方代理身份及職務(wù)，是否為公務(wù)人員，如政府官員、代表、雇員或經(jīng)公共權(quán)力授權(quán)行事的人員等，評(píng)估是否會(huì)涉嫌腐敗、欺詐、壟斷、漏稅等行為。

(3)審查對(duì)方單位代理授權(quán)書(shū)及代理人身份證件是否具有法律效力。

(4)注意收集對(duì)方資信材料。如銀行開(kāi)戶證明、其它銀行開(kāi)戶情況，企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債情況、企業(yè)分支機(jī)構(gòu)情況，企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀態(tài)、重大資產(chǎn)處置或重大債務(wù)紛紛等。

2.1.2 擬定合同文本

合同條款需雙方當(dāng)事人所作出的約定合法，合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。擬定合同文本需注意一下幾點(diǎn):合同條款間需符合邏輯，避免矛盾，造成歧義;同時(shí)需明確簽訂合同的時(shí)間、有效期限和合同生效時(shí)間，避免糾紛;同時(shí)需包含地點(diǎn)信息，以免產(chǎn)生不必要的糾紛;確定好甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù)，明確責(zé)任劃分。同時(shí)，盡量由我方提供或起草合同文本，有利于我方權(quán)利保護(hù)，在具體的起草過(guò)程中，合同文本應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(1)合同標(biāo)的，明確名稱(chēng)、范圍及內(nèi)容、工程造價(jià)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等;

(2)合同標(biāo)的驗(yàn)收，包括數(shù)量及質(zhì)量方面的驗(yàn)收，提出異議的方式及期限等;

(3)根據(jù)所在國(guó)的法律、法令和政策，結(jié)合市場(chǎng)需要，及從尊重當(dāng)?shù)厝嗣竦娘L(fēng)俗習(xí)慣出發(fā)，明確甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù);

(4)標(biāo)的物交付期限、地點(diǎn)、包裝、交付方式及費(fèi)用承擔(dān)，風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān);

(5)注明結(jié)算和支付的方式和期限，規(guī)定價(jià)款構(gòu)成，如質(zhì)保金，預(yù)付款等。

(6)違約責(zé)任，根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)防范重點(diǎn)，對(duì)我方最擔(dān)心合同內(nèi)容相應(yīng)做出約定，如出現(xiàn)停工、窩工等情況，確定乙方的責(zé)任。

(7)如發(fā)生未盡事宜，爭(zhēng)議解決方式:甲乙雙方友好協(xié)商解決或進(jìn)行仲裁或者法院訴訟

2.1.3 合同談判

在合同談判過(guò)程中，在充分理解合同條款的前提下，通過(guò)靈活多變的合同談判方式，對(duì)條款進(jìn)行拾遺補(bǔ)缺，特別是對(duì)付款方式和索賠進(jìn)行約定，以防止商業(yè)陷阱。在談判中要沉著應(yīng)對(duì)、處處設(shè)防，做到心中有數(shù)、取舍有度，安全走出合同談判的風(fēng)險(xiǎn)關(guān)。

2.1.4 審核及修改合同文本

在合同談判完成后，對(duì)于合同對(duì)象對(duì)合同提出的意見(jiàn)和建議，在不損害己方的原則和利益的條件下，對(duì)合同文本進(jìn)行合理的修改，滿足雙方各自的需求。

2.2 合同簽署階段

仔細(xì)分析合同條款，重點(diǎn)抓住合同中一方單方面用來(lái)規(guī)避自己的責(zé)任或者逃避義務(wù)的霸王條款，這些條款或明或暗，普遍都是極不公平和不講道理的，對(duì)另一方的利益是極大的損害。

2.2.1 摸清市場(chǎng)行情，確定合同背景

施工企業(yè)應(yīng)認(rèn)真做好前期調(diào)研，全方位、多渠道地掌握工程發(fā)包方及其項(xiàng)目所在地的有關(guān)資金、立項(xiàng)、審批、招標(biāo)等情況，了解清楚風(fēng)土人情。同時(shí)要做好政策研究，摸清國(guó)家經(jīng)濟(jì)和產(chǎn)業(yè)政策，避免工程項(xiàng)目受政策風(fēng)險(xiǎn)的波及與影響。取得招標(biāo)文件后，應(yīng)當(dāng)深入研究和分析，正確理解招標(biāo)文件，吃透發(fā)包商意圖及要求。全面分析投標(biāo)人須知，詳細(xì)審查圖紙，復(fù)核工程量，分析合同文本，研究招標(biāo)策略，在投標(biāo)承諾前做到心中有數(shù)，留有余地，提出兌現(xiàn)承諾的應(yīng)對(duì)辦法。

2.2.2 合同分發(fā)相關(guān)部門(mén)

合同簽署需將合同文件分發(fā)各相關(guān)部門(mén)，認(rèn)真研讀條款，分析合同文本，憑借各部門(mén)的專(zhuān)業(yè)性，以不同視角審視合同，嚴(yán)格合同評(píng)審，盡力排除風(fēng)險(xiǎn)因素，防止合同中對(duì)己方不利的漏洞。

2.3 合同履行階段

施工企業(yè)與工程發(fā)包方簽訂的合同因類(lèi)型選擇不同、合同條款遺漏、責(zé)任義務(wù)不清、簽證索賠不明確等原因，形成項(xiàng)目施工中的合同履約風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在合同實(shí)施中的不確定性。另外，在海外市場(chǎng)中，更具體的說(shuō)是非洲市場(chǎng)，存在政府管理職能不完善，工作效率低的情況，在加上資金不充足，造成了合同履約的困難。

2.3.1 合同正常履行

理想狀態(tài)下，雙方按照合同規(guī)定，積極履行各自職責(zé)，乙方按要求其提供驗(yàn)收合格的明確各種扣款及稅費(fèi)的發(fā)票，甲方檢查無(wú)誤后據(jù)此辦理結(jié)算與支付流程。

2.3.2 合同風(fēng)險(xiǎn)管理

要想防范分包合同中的各種風(fēng)險(xiǎn)，一是要建立合格供應(yīng)商名單，依法簽訂采購(gòu)合同，合理合規(guī)經(jīng)營(yíng)，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。二是建立成熟的合同模板，從根本上遏制合同風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)完善的合同體系，確?？刂骑L(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。三是對(duì)分包結(jié)算嚴(yán)格遵守企業(yè)制度，堅(jiān)持無(wú)合同不結(jié)算，無(wú)結(jié)算不支付的態(tài)度。對(duì)分包商要求其提供經(jīng)驗(yàn)收合格的發(fā)票，明確各種扣款及稅費(fèi)。

2.3.3 合同結(jié)算管理

合同的結(jié)算管理最基礎(chǔ)的依據(jù)是合同條款，需嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，如:

(1)結(jié)算的頻率和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，合同中規(guī)定集中結(jié)算，每月結(jié)算一次或固定時(shí)間結(jié)算一次，這樣避免了辦理結(jié)算的混亂，便于管理;

(2)合同中規(guī)定只有滿足驗(yàn)收條件才能作為結(jié)算依據(jù)，否則不予結(jié)算，避免質(zhì)量問(wèn)題，同時(shí)起到督促乙方注重施工質(zhì)量的作用;

(3)在結(jié)算過(guò)程中，雙方就各自利益問(wèn)題會(huì)產(chǎn)生各種糾紛，此時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)簽訂書(shū)面文件，不做口頭承諾，避免后期舊事重提。

2.3.4 合同變更或合同終止

建立好合同管理臺(tái)帳，嚴(yán)格監(jiān)控每份合同的有效期限，明確每份合同的情況，在合同到期前需明確雙方是否繼續(xù)合作，或是終止合同。

(1)合同變更

(1)在合同執(zhí)行中，雙方對(duì)于合同工程量產(chǎn)生的變化，可通過(guò)簽訂補(bǔ)充協(xié)議的手段來(lái)解決，補(bǔ)充協(xié)議需寫(xiě)明原合同內(nèi)容，是否刪減原合同內(nèi)容或在原合同內(nèi)容的基礎(chǔ)上補(bǔ)充，明確原合同和補(bǔ)充協(xié)議的效力和優(yōu)先性，避免不必要的糾紛;

(2)合同到期前，如需繼續(xù)合作，雙方需在合同到期前簽訂補(bǔ)充協(xié)議，避免產(chǎn)生沒(méi)有合同依據(jù)的結(jié)算。

(2)合同終止

雙方因利益糾紛等各種原因無(wú)法繼續(xù)合作，需按照合同規(guī)定，保留各自的索賠權(quán)利，通過(guò)協(xié)商，仲裁或訴訟的手段解決爭(zhēng)議，并辦理合同終止退場(chǎng)手續(xù)。

2.3.5 合同歸檔階段

合同歸檔階段是為了以后更好的進(jìn)行合同管理，將已發(fā)生的各類(lèi)合同進(jìn)行整理分類(lèi)，做好合同交底，編號(hào)歸檔留存，對(duì)以后新簽合同的合同準(zhǔn)備、合同簽署、合同履行階段都能起到深遠(yuǎn)的指導(dǎo)意義。

(1)合同資料整理歸檔

全面、及時(shí)、準(zhǔn)確和規(guī)范的收集保存合同資料:合同書(shū)、合同附件、補(bǔ)充協(xié)議、變更處理資料、合同糾紛處理資料、價(jià)款或報(bào)酬結(jié)算資料、支付單據(jù)、終止協(xié)議以及旅行過(guò)程中的相關(guān)文件、信函、臺(tái)帳和其他涉及合同內(nèi)容的所有資料。這類(lèi)文件均需留存原件，并按照嚴(yán)格的簽收制度簽收。合同履約結(jié)束后，以項(xiàng)目部為單位，以項(xiàng)目竣工為周期，向上級(jí)部門(mén)移交。

(2)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估

根據(jù)合同資料，重點(diǎn)分析評(píng)估以下問(wèn)題:(1)存在的合同糾紛原因;(2)變更、索賠處理情況;(3)合同履行階段已完工未計(jì)量比例問(wèn)題;(4)預(yù)算、成本問(wèn)題。通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題的整理，編制全面深入細(xì)致的合同管理總結(jié)。

3 結(jié)語(yǔ)

最后，建筑企業(yè)建立起一套自己的合同管理體系，便擁有了貫穿于整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目的管理方式，能夠更好的控制建設(shè)工程生命周期的質(zhì)量和進(jìn)度問(wèn)題，使建筑企業(yè)的項(xiàng)目管理更加規(guī)范和高效，更具競(jìng)爭(zhēng)力，從容面對(duì)建筑市場(chǎng)激烈的沖擊和挑戰(zhàn)。

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