Microsoft Planner 是一款簡(jiǎn)單易用的任務(wù)管理工具，相信你已經(jīng)完全掌握了怎樣創(chuàng)建和跟蹤計(jì)劃這樣的基本功能。
在本文中，我們將從實(shí)際使用中總結(jié)的一些經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，給出一些更符合現(xiàn)實(shí)應(yīng)用場(chǎng)景的使用技巧，希望可以幫助你進(jìn)一步提高任務(wù)管理效率。
先有團(tuán)隊(duì)還是先有計(jì)劃
當(dāng)你接手一項(xiàng)業(yè)務(wù)或項(xiàng)目并打算使用 Planner 來(lái)將其編制成一份可執(zhí)行的計(jì)劃時(shí)，首先要問(wèn)自己一個(gè)問(wèn)題：這個(gè)計(jì)劃有對(duì)口的團(tuán)隊(duì)來(lái)執(zhí)行嗎？
如果答案是肯定的，那么，在創(chuàng)建這個(gè)計(jì)劃的同時(shí)，一定要記得將此計(jì)劃“添加到現(xiàn)有的 Microsoft 365 組”，以便將其關(guān)聯(lián)到正確的 Teams 團(tuán)隊(duì)。
那么，這樣做有什么好處呢？
一方面，這個(gè) Teams 團(tuán)隊(duì)的成員將自動(dòng)成為這個(gè)計(jì)劃的成員，你不必再逐個(gè)添加計(jì)劃成員；另一方面，這個(gè)計(jì)劃將自動(dòng)關(guān)聯(lián)到這個(gè) Teams 團(tuán)隊(duì)，方便你將它作為頻道選項(xiàng)卡添加到該團(tuán)隊(duì)。
相反，如果你在創(chuàng)建 Planner 計(jì)劃時(shí)沒(méi)有將其分配到某個(gè)現(xiàn)有的 Teams 團(tuán)隊(duì)，而是打算先創(chuàng)建計(jì)劃、再另行組建團(tuán)隊(duì)，那么，在這種情況下，Planner 將會(huì)專門為這個(gè)計(jì)劃創(chuàng)建一個(gè) Microsoft 365 組。稍后，你完全可以基于這個(gè) Microsoft 365 組創(chuàng)建一個(gè) Teams 團(tuán)隊(duì)。
實(shí)現(xiàn)任務(wù)的結(jié)構(gòu)化管理
Planner 計(jì)劃提供了一種叫做“存儲(chǔ)桶”的任務(wù)容器，它的作用是按照階段、工序、職能或者你認(rèn)為有意義的其他任何標(biāo)準(zhǔn)來(lái)拆解計(jì)劃和組織任務(wù)，以此來(lái)為 Planner 計(jì)劃賦予一種立體化的“物理”結(jié)構(gòu)。
另外，如果你要從另一種不同的視角來(lái)觀察計(jì)劃及其中的任務(wù)，還可以使用“標(biāo)簽”功能來(lái)建立一種“邏輯”結(jié)構(gòu)。
實(shí)際上，除了標(biāo)簽之外，Planner 還提供了以分配對(duì)象、進(jìn)度、截止日期或優(yōu)先級(jí)作為分組依據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)。
任務(wù)模板加速任務(wù)創(chuàng)建
如果你打算將若干個(gè)類似的任務(wù)序列歸入一個(gè) Planner 計(jì)劃，同時(shí)，每當(dāng)向此計(jì)劃中添加一個(gè)新的任務(wù)序列時(shí)，都為其創(chuàng)建一個(gè)存儲(chǔ)桶，那么，你就可以將最先創(chuàng)建好的那個(gè)存儲(chǔ)桶作為任務(wù)模板。
此后，每當(dāng)需要添加類似的任務(wù)序列時(shí)，都可以將這個(gè)作為模板的存儲(chǔ)桶中的任務(wù)有選擇地復(fù)制到新的存儲(chǔ)桶，被復(fù)制的任務(wù)將會(huì)攜帶預(yù)先設(shè)置好的任務(wù)屬性。這樣，就省去了反復(fù)創(chuàng)建相同任務(wù)的麻煩。
附件的大用途不容小視
Planner 允許你為任務(wù)添加附件，例如有關(guān)當(dāng)前任務(wù)的執(zhí)行規(guī)范、參考指南或相關(guān)素材等，這些都是確保任務(wù)順利完成的配套保障措施，所以，如果有的話，應(yīng)該盡量提供。
你可以添加多種來(lái)源的附件，包括上傳本地計(jì)算機(jī)上的文件、添加來(lái)自團(tuán)隊(duì)的文檔或提供一個(gè)指向在線資源的 URL 鏈接。
將任務(wù)添加到 Outlook
每天可能都有很多工作等著你去完成，要想記住每一件事并不容易。最明智的做法是讓 Outlook 替你記住這些要做的工作，并適時(shí)提醒你。
Planner 允許計(jì)劃成員將各自的任務(wù)導(dǎo)入到他們自己的 Outlook 日歷，以便統(tǒng)一管理未完成的任務(wù)及其提醒。
讓團(tuán)隊(duì)計(jì)劃歸集到團(tuán)隊(duì)
Teams 團(tuán)隊(duì)為統(tǒng)一訪問(wèn)和管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)容、對(duì)話和應(yīng)用提供了一站式空間，最理想的狀況是，有關(guān)團(tuán)隊(duì)的一切都?xì)w集到 Teams 團(tuán)隊(duì)之中。這樣，團(tuán)隊(duì)成員就不必在不同的應(yīng)用上下文之間來(lái)回切換了。
如果有一個(gè) Planner 計(jì)劃已被分配給了你所屬的團(tuán)隊(duì)，那么，你就可以將其作為選項(xiàng)卡添加到該團(tuán)隊(duì)中的相關(guān)頻道，以便所有團(tuán)隊(duì)成員可以直接從 Teams 團(tuán)隊(duì)中訪問(wèn)這個(gè)計(jì)劃。
自動(dòng)完成例行任務(wù)管理
如果你是 Planner 計(jì)劃的所有者，你可能很想隨時(shí)掌握計(jì)劃的執(zhí)行情況，例如哪些任務(wù)已完成、哪些任務(wù)即將到期、哪些任務(wù)進(jìn)度滯后等。雖然你可以轉(zhuǎn)到 Planner 計(jì)劃中進(jìn)行查看和跟蹤，但是，有沒(méi)有一種更自動(dòng)化的途徑來(lái)掌握這些關(guān)鍵信息呢？
當(dāng)然有！Power Automate 專門為 Planner 提供了很多連接器和流模板，你可以對(duì)諸多 Planner 操作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。只需轉(zhuǎn)到 Power Automate 主頁(yè)，并在“模板”中搜索你的需求，就可以很快找到適用的流模板。
基于現(xiàn)有計(jì)劃創(chuàng)建計(jì)劃
由于你在公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中扮演的角色是相對(duì)固定的，因此，你經(jīng)手的業(yè)務(wù)或項(xiàng)目也幾乎都應(yīng)該是類似的。雖然你已經(jīng)很熟悉怎樣為這類業(yè)務(wù)或項(xiàng)目創(chuàng)建一份團(tuán)隊(duì)工作計(jì)劃，但是，每次都要從頭開始創(chuàng)建，確實(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
Planner 允許你基于現(xiàn)有的計(jì)劃來(lái)創(chuàng)建新的計(jì)劃，同時(shí)，又能避免將原始計(jì)劃中的專屬信息帶到新計(jì)劃之中。因此，你可以針對(duì)自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)或項(xiàng)目種類創(chuàng)建一個(gè)具有通用價(jià)值的計(jì)劃，并在此后，基于這個(gè)計(jì)劃來(lái)創(chuàng)建新計(jì)劃，從而最大限度避免重復(fù)錄入信息的麻煩。
總而言之，Planner 的設(shè)計(jì)理念是讓你能夠以簡(jiǎn)單形象的方式組織團(tuán)隊(duì)工作。希望上述的 Planner 高效任務(wù)管理技巧可以幫助你成為一名出色團(tuán)隊(duì)工作規(guī)劃者！
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