公司在制定與員工切身利益相關(guān)的制度時(shí)，需要經(jīng)民主程序通過后才能適用于員工。也只有經(jīng)過民主決議通過的制度才能合法化，才能在企業(yè)和員工產(chǎn)生勞動(dòng)糾紛時(shí)對(duì)企業(yè)起到有益的作用。那么公司如何進(jìn)行制度民主化流程才算是合法的呢？下面我給大家細(xì)細(xì)講一下。
第一步：制度下發(fā)征詢意見。公司要將制定好的制度通過企業(yè)郵箱或者其他有效的途徑下發(fā)，征詢大家對(duì)于制度有何意見和建議。在這里簡單說一下，如果大企業(yè)有員工代表大會(huì)，那么就發(fā)送給員工代表大會(huì)的成員，如果小企業(yè)沒有員工代表大會(huì)那就直接發(fā)送給全體員工的每一個(gè)人就可以了。
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第二步：民主化決議會(huì)議準(zhǔn)備工作。制度意見征詢大概需要1-2周的時(shí)間，在這個(gè)過程中我們可以準(zhǔn)備民主化決議會(huì)議所需要的材料，比如說會(huì)議主持稿、會(huì)議簽到表、培訓(xùn)簽到表、投票箱、表決票等等。
第三步：開展民主化決議會(huì)議。整個(gè)會(huì)議的內(nèi)容可以分為四步，1）會(huì)議人員投票，到會(huì)人員必須達(dá)到全體員工人數(shù)的2/3以上；2）唱票和監(jiān)票，這里需要提前通知三個(gè)人員，分別是唱票人、監(jiān)票人、計(jì)票人；3）宣布結(jié)果，4）對(duì)制度的內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，并讓所有參會(huì)人員在制度培訓(xùn)簽到表上簽上名字。
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第四步：編寫會(huì)議紀(jì)要。民主化決議會(huì)議結(jié)束之后，負(fù)責(zé)制度民主化程序的部門要編寫會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容主要有，會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、會(huì)議主要內(nèi)容等。而且還是要將會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容通過郵件下發(fā)給全體員工。
第五步：制度公示。要將最終的制度打印出來分別由撰稿人和公司總經(jīng)理簽上字，然后在公示表上蓋上公司的公章，和打印簽字的制度一起在在公司的公示欄里公示。沒有經(jīng)過公示的制度是沒有法律效力的，所以在這里要提醒各位HR的小伙伴，這一步是非常關(guān)鍵的一步。一般制度的公示期為七天，而且我們最好使用水印相機(jī)拍下制度公示的照片留檔，以備后續(xù)使用。水印相機(jī)公示照片要注意一下，主要是要顯示日期和地點(diǎn)。
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第六步：制度下發(fā)。制度公示完成之后，我們可以通過郵件告知全體員工，這一項(xiàng)制度已經(jīng)通過了合法合規(guī)的民主化決議程序，現(xiàn)在下發(fā)生效，以后工作過程中就可以按照制度執(zhí)行了。
綜上來看，小小的制度下發(fā)其實(shí)是一件非常復(fù)雜且需要標(biāo)準(zhǔn)流程的事情。作為HR我們要時(shí)刻在制度下發(fā)方面保持警惕，還是那句話，一定要做到合理合規(guī)，而且最好在每一步都保留好現(xiàn)場的照片。這里有個(gè)小技巧告訴大家，就是每一項(xiàng)制度的民主化過程我們都可以在電腦里面見一個(gè)文件夾，主要是將民主化的一些郵件、照片、簽字保存起來。那么以后萬一和員工之間發(fā)生一些勞動(dòng)糾紛，那么這些將是公司執(zhí)行制度最有利的證據(jù)。
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