設(shè)立和運行企業(yè)項目管理部門需要開展審慎和戰(zhàn)略性的工作。以下是設(shè)立企業(yè)項目管理部門需要關(guān)注的四個關(guān)鍵方面。
項目績效不佳是企業(yè)的禍根。沒有完成目標的項目不僅會對企業(yè)保持競爭力帶來挑戰(zhàn)，而且還會消耗資源，根據(jù)2020年美國項目管理協(xié)會(The Project Management Institute)的《職業(yè)脈搏報告》顯示，由于項目績效不佳，造成11%的投資被浪費。
由于組織機構(gòu)在不確定時期努力實現(xiàn)其目標，并且在可預見的未來可能會投入很有限的資源，因此他們應(yīng)該考慮設(shè)立企業(yè)項目管理部門的價值，因為該部門會使其業(yè)務(wù)運行至最佳狀態(tài)。
企業(yè)項目管理部與傳統(tǒng)的項目管理部的不同之處在于，企業(yè)項目管理部會在戰(zhàn)略層面上與高管人員合作，以確保進行項目和投資組合行為有利于整體業(yè)務(wù)。許多組織機構(gòu)已從傳統(tǒng)的項目管理部結(jié)構(gòu)過渡到企業(yè)項目管理部，而一些新成立的組織機構(gòu)則從一開始就建立企業(yè)項目管理部門。企業(yè)項目管理部門可帶來實際的好處，包括項目、計劃、投資組合和戰(zhàn)略目標的執(zhí)行速度更快。
建立一個高效和有效的企業(yè)項目管理部門需要大量時間、精力和協(xié)調(diào)工作。成功的企業(yè)項目管理部門會注重以下四個關(guān)鍵方面。
文化與人才管理
您的員工和文化是成功運行企業(yè)項目管理部門的最關(guān)鍵因素之一。這就意味著需要雇傭和培訓具有合適技能的人才，并建立整個團隊的適應(yīng)力和同理心。
根據(jù)項目管理協(xié)會(PMI)的《職業(yè)脈搏報告》稱，如今，大多數(shù)組織都非常重視培養(yǎng)領(lǐng)導能力和技術(shù)能力，而對這兩項能力各組織機構(gòu)的重視比例分別為65%和68%。該項調(diào)查顯示，高績效的企業(yè)項目管理部門會注重于自身的雇傭政策和對技術(shù)能力(68%)、領(lǐng)導能力(65%)、商業(yè)頭腦(58%)和數(shù)字技能(50%)的培訓計劃上。
在領(lǐng)導力方面，成功的企業(yè)項目管理部門側(cè)重于“獲得來自高層的授權(quán)”。項目、計劃和投資組合的執(zhí)行不僅在很大程度上取決于團隊和職能部門如何協(xié)同工作，而且還取決于他們在混亂時期的適應(yīng)力。Businessolver公司的一項研究表明，人們希望他們的主管能表現(xiàn)出同理心，而美國有91%的首席執(zhí)行官認為同理心與公司的財務(wù)業(yè)績直接相關(guān)。
戰(zhàn)略一致性
企業(yè)項目管理部門的主要任務(wù)是使所有項目、計劃和投資組合行為與公司內(nèi)的戰(zhàn)略目標保持一致。當項目的執(zhí)行與公司內(nèi)的目標不一致時，就會導致資源、時間和預算的浪費。
最終，這將導致公司付出更高的成本，獲得更低的業(yè)績。高績效的組織已認識到這一點，因而只會批準那些具有可靠商業(yè)案例的項目，并且該案例能夠說明各項收益以及每種收益如何與領(lǐng)導團隊設(shè)定的目標相關(guān)聯(lián)。隨著公司內(nèi)部各項目標的改變，企業(yè)項目管理部門應(yīng)重新評估各個項目和計劃，以確保它們?nèi)耘c公司的發(fā)展方向保持一致，并且不會羞于削減那些不再與業(yè)務(wù)目標一致的項目。
標準化項目管理
為了成功完成各項工作，企業(yè)項目管理部門必須使項目管理實踐標準化，以確保與組織的高層戰(zhàn)略目標保持一致。為此，需要仔細而有條理地進行計劃。通過創(chuàng)建和實施整個組織必須遵守的項目管理流程和程序，企業(yè)項目管理部門不僅可提高整體項目效率，同時可降低風險和減少資源浪費，并可增加在各個層面上取得成功的機會。
為了更具創(chuàng)新性，組織機構(gòu)必須調(diào)整其內(nèi)部流程和最佳實踐，以提高效率和有效性。如果您的組織對當前的活動或資源沒有足夠的把控，那么這就不可能在開展其他創(chuàng)新項目時不在某些情況下遭遇失敗。簡而言之，您只能用兩只手處理這么多東西。擁有標準化和高效的企業(yè)項目管理部門運營，您的組織就可以將更多的資源和預算分配給創(chuàng)新性的和可增加競爭優(yōu)勢的項目上。
收益驅(qū)動的方法
一些成功的組織機構(gòu)認識到，必須精明地進行投資，項目必須能帶來有意義的、可衡量的結(jié)果。企業(yè)項目管理部門有助于各個組織發(fā)現(xiàn)和獲得可持續(xù)的收益。一個沒有明確目標和收益的項目就像開車時不知道目的地一樣。
每個潛在項目都必須有一個全面的商業(yè)案例作為支持，而且該案例能說明該項目的目標，能夠?qū)⒃撃繕伺c組織的目標聯(lián)系起來，并能夠說明項目完成時所獲得的每項收益。這個項目還應(yīng)明確可衡量結(jié)果的各個關(guān)鍵績效指標(KPI)，幫助確定該項目是否成功完成，并能說明該項目如何取得成功。
總體而言，一個成功的組織機構(gòu)會將側(cè)重于責任心、為客戶提供價值、善于接納組織變革、對技術(shù)進行投資和將重視項目管理的文化放在更高的位置。通過建立一種注重人才管理、戰(zhàn)略層面統(tǒng)一的項目、標準化實踐和可實現(xiàn)收益的文化，您的組織可以提高自身績效，獲得更高的項目成功率。
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