挑戰(zhàn)

在銀行業(yè)，許多項目需要深入的領(lǐng)域特殊技能，資源不像其他行業(yè)那樣可以相互替換，變化不斷發(fā)生。管理銀行業(yè)項目的挑戰(zhàn)包括：

過度依賴敏捷

金融服務(wù)有許多關(guān)于敏捷的精彩用例，甚至是將敏捷技術(shù)融入其他項目管理方法的用例。但是，太多高層決策者把敏捷當(dāng)做一系列項目的靈丹妙藥——特別是有IT背景的決策者。在多數(shù)情況下，這種想法是不對的，在金融服務(wù)領(lǐng)域尤其如此。在金融服務(wù)領(lǐng)域，必備資料、嚴(yán)密性和紀(jì)律性是項目交付可靠功能的關(guān)鍵，這些項目將會受到客戶和監(jiān)管機(jī)構(gòu)的審查。與此同時，銀行發(fā)現(xiàn)自己正在快速交付額外費用。但風(fēng)險和監(jiān)管是他們工作的重要組成部分。

最佳項目管理方法總是定制

即便在銀行業(yè)這樣的部門，不同的機(jī)構(gòu)在架構(gòu)、資源和需求方面也會非常不同。期望兩家規(guī)模差不多的銀行用同樣的方式承接相同類型的項目，這是十分瘋狂的。加上不同的子行業(yè)、嶄露頭角但形象可能截然不同的金融科技企業(yè)和傳統(tǒng)型企業(yè)，這種定制需求變得更加迫切。

難以找到控制和敏捷的準(zhǔn)確平衡點

對于金融服務(wù)領(lǐng)域（和更廣泛領(lǐng)域）的許多企業(yè)來說，擁有內(nèi)部資源和招攬承包商承擔(dān)項目工作量之間存在著緊張關(guān)系。如果你給項目團(tuán)隊提供充足資源，所有事情突然間看起來都像是“項目”，因為經(jīng)理看到從預(yù)算中減少工作量的機(jī)會。如果你依賴于承包商，可用性和成本就會成為重要的因素——尤其是在內(nèi)部“工作臺”有限的情況下。

沒有所謂的" 項目管理辦公室（PMO）"

我們一直知道 PMO 有多種類型。但 PMO 的運行方式、產(chǎn)出和授權(quán)在銀行業(yè)中大有不同。諷刺的是，許多高級利害關(guān)系人會阻礙敏捷方法的采用，但他們?nèi)耘f期待關(guān)于項目組合進(jìn)展的結(jié)構(gòu)化報告，即便他們沒有協(xié)調(diào) PMO 的資源。只能咬緊牙關(guān)挺過去……

金融服務(wù)業(yè)迫切需要改革項目

盡管需求迫切，但金融服務(wù)業(yè)不愿意改變，無論是在技術(shù)層面還是文化層面，但它不是唯一處于這種境地的行業(yè)。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同通常很好，但深入到機(jī)構(gòu)，經(jīng)理需要更具體的指導(dǎo)，關(guān)于變更項目的需求和如何執(zhí)行變更項目方面的指導(dǎo)。

解決方案

8Manage PMO 提供單項目和多項目管理。8Manage PMO 由熟悉銀行業(yè)環(huán)境的人設(shè)計，特別適合銀行使用。8Manage PMO 可以保護(hù)項目數(shù)據(jù)完整性，讓人們保持誠信。這對任何行業(yè)都是有用的，特別是銀行業(yè)。

管理和規(guī)則

為有效監(jiān)控多個項目，PMO經(jīng)常需要執(zhí)行某些策略和規(guī)則。 8Manage PMO 是個規(guī)則驅(qū)動的系統(tǒng)，支持在項目計劃和執(zhí)行過程中選擇性執(zhí)行規(guī)則。它為以下領(lǐng)域提供一套豐富的可配置規(guī)則和控制裝置，這些規(guī)則和控制裝置可根據(jù)企業(yè)級、計劃級和項目級需求進(jìn)行組織安排：

• 目標(biāo)和關(guān)鍵成功因素
• 范圍控制和相位測量
• 時間和資源控制
• 成本分類和控制
• 審核和驗收流程
• 質(zhì)量控制
• 懸而未決問題控制
• 變更控制
• 招采控制
• 收益值法
• 溝通、提醒和上報規(guī)則

除了為測量和控制提供有效的規(guī)則機(jī)制外，8Manage PMO 還提供匿名現(xiàn)狀調(diào)查，旨在找出人們對計劃或項目健康狀況的看法，并為維護(hù)計劃或項目健康狀況收集有用的信息。

項目請求和優(yōu)先級

如果項目請求和優(yōu)先級得到正確的管理，那么多項目或多計劃管理就會變得更可預(yù)測。8Manage 提供項目請求功能，支持請求方和負(fù)責(zé)委員會在最終確定優(yōu)先級之前進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤?、調(diào)查和評估成本效益、風(fēng)險和影響。

優(yōu)先級需要對成本效益、關(guān)鍵資源可用性和風(fēng)險管理進(jìn)行多維度的評估，8Manage 提供的投資注意事項功能支持管理團(tuán)隊查看新項目請求和現(xiàn)有項目，進(jìn)而在整體上做出適當(dāng)?shù)脑u估、權(quán)衡和優(yōu)先級排序。

在新項目請求獲得審批并成為正式項目后，投資注意事項功能還可以繼續(xù)監(jiān)控計劃進(jìn)度與實際進(jìn)度、風(fēng)險、計劃投資回收率與實際投資回收率。

單項目和多項目結(jié)構(gòu)化協(xié)作

面向項目和計劃的協(xié)作功能可以決定多項目或多計劃管理的成敗。8Manage 為個人和團(tuán)體的協(xié)調(diào)與溝通提供了基礎(chǔ)，其面向項目和計劃的主要協(xié)作功能描述如下：

• 面向項目和計劃的功能性機(jī)構(gòu)管理
• 用于項目和計劃可交付成果申請、提交、交付和驗收的通用語言
• 內(nèi)部機(jī)構(gòu)、委員會和站點的協(xié)調(diào)與管理
• 客戶、合作伙伴和供應(yīng)商的協(xié)調(diào)與管理
• 跨機(jī)構(gòu)的溝通和升級管理

8Manage 面向項目和計劃的協(xié)作功能，結(jié)合問責(zé)制和明確結(jié)果管理功能，兩者將為機(jī)構(gòu)創(chuàng)造高效的計劃管理能力。

單項目和多項目范圍和需求管理

8Manage PMO 將范圍和需求管理集中于計劃級和項目級，提供需求申請來捕獲、過濾、闡明和驗證需求，同時提供需求矩陣來處理需求、跟蹤需求從開始到完成的過程。項目級需求信息會自動實時地聚集到計劃級。

8Manage 現(xiàn)狀調(diào)查功能可用于檢測計劃級和項目級范圍溝通問題和需求不穩(wěn)定性問題。自動跟蹤需求審核和接受，需求變更必須經(jīng)過嚴(yán)格的變更控制流程。8Manage 還提供實時顯示組件，用于分析和顯示需求管理信息。

單項目和多項目時間管理

8Manage PMO 自動跟蹤每個項目活動和可交付成果的時間和進(jìn)度。較低級別的活動和可交付成果的完成百分比自動聚集到較高級別的活動、項目和計劃中。逾期活動和可交付成果會有標(biāo)記，提醒短信會自動發(fā)送給受影響的利害關(guān)系人。

8Manage PMO 始終跟蹤原始計劃時間、最新計劃時間和實際完成時間，突出差異。8Manage PMO 還能跟蹤項目計劃的多個基線（版本）。

單項目和多項目依賴管理

8Manage PMO 支持項目級和計劃級的強制依賴與自由決定依賴和跟蹤，同時支持對項目級和計劃級關(guān)鍵資源和共享資源的依賴和跟蹤。對于每個活動或可交付成果，8Manage 跟蹤所有的直接依賴和間接依賴。如果依賴落后于預(yù)先定義的容許限度，依賴圖標(biāo)會變成紅色。

8Manage PMO 支持依賴（其他人依賴于我）跟蹤，確保每個可交付成果的負(fù)責(zé)人能夠理解變更對其他人的影響。

單項目和多項目成本管理

8Manage PMO 提供活動、項目和計劃級的綜合收入、成本預(yù)算和跟蹤功能，通過銷售訂單和合同全面跟蹤項目收入，通過時間表、費用、采購訂單、發(fā)票和付款全面跟蹤項目成本。

8Manage PMO提供下列項目和計劃會計功能：

• 連接會計科目表、計劃定義的成本分類
• 基于工時表自動計算人工成本
• 基于采購訂單和合同自動計算招采成本
• 基于費用報告自動計算費用
• 根據(jù)采購計劃和采購訂單自動檢查供應(yīng)商發(fā)票
• 發(fā)票時效和逾期管理
• 發(fā)票和付款聯(lián)動
• 預(yù)算偏差檢測和重新預(yù)測
• 項目成本和計劃成本的實時聯(lián)動

多項目質(zhì)量管理

8Manage PMO 提供質(zhì)量指標(biāo)功能，支持項目經(jīng)理設(shè)定測量目標(biāo)，測量增量的和最終的可交付成果質(zhì)量。8Manage PMO 還支持計劃經(jīng)理為計劃設(shè)定不同的規(guī)則，并在計劃下項目的可交付成果創(chuàng)建和終結(jié)過程中，對質(zhì)量控制進(jìn)行審核和審批。

8Manage 現(xiàn)狀調(diào)查功能可用于檢測流程問題和可交付成果的質(zhì)量問題，實時概覽可用于實時有效地傳播質(zhì)量指標(biāo)、審核和審批、現(xiàn)狀調(diào)查信息，這樣質(zhì)量問題和成果就能盡早被所有人看到。

單項目和多項目溝通管理

8Manage PMO 實現(xiàn)了如下內(nèi)容的自動化，促進(jìn)項目和計劃的溝通：

• 自動提醒和通知
• 自動生成和交付項目周報
• 即時通訊
• 討論論壇
• 現(xiàn)狀調(diào)查

8Manage PMO 支持可交付成果的迭代審核和驗收，支持溝通過程中的短期迭代需求，進(jìn)而解決復(fù)雜的問題。另外，8Manage促進(jìn)結(jié)構(gòu)化溝通，提供實時信息，鼓勵團(tuán)隊做出明智的決定。

8Manage 最強大的溝通工具是數(shù)據(jù)敏捷和精確，這有助于大幅減少項目和計劃中的溝通錯誤，加強團(tuán)隊合作和提高效率。

單項目和多項目資源管理

8Manage PMO 提供在多個站點、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、活動和計劃中搜索、申請、分配和跟蹤資源的功能。8Manage 還提供高級的資源管理功能，如計劃定義的資源角色和資源均衡。

8Manage PMO 資源管理功能包括：

• 基于技能和可用性跨網(wǎng)站和內(nèi)部機(jī)構(gòu)自動搜索資源
• 促進(jìn)和跟蹤資源供應(yīng)、資源分配和資源使用
• 資源分配實現(xiàn)成本估算和預(yù)算編制自動化
• 資源計劃使用與實際使用的比較
• 自動檢測資源超載和資源不足

8Manage PMO 還提供豐富的資源規(guī)劃和使用報告，這樣你就能分析可交付成果、活動、項目和計劃的資源供應(yīng)、資源分配和資源使用。

單項目和多項目風(fēng)險管理

8Manage PMO 自動檢測系統(tǒng)的計劃進(jìn)度、成本、資源和質(zhì)量風(fēng)險，以及這些因素帶來的影響，并從現(xiàn)有影響中推斷最終影響，這樣風(fēng)險沒有得到適當(dāng)管理的話，人們就能看到損失的嚴(yán)重程度。

8Manage PMO 還提供集成的風(fēng)險登記冊，用于記錄用戶識別的風(fēng)險，并跟蹤風(fēng)險開始到結(jié)束全過程。風(fēng)險登記冊中，在確切行動采取之前與之后，每種風(fēng)險都會按發(fā)生幾率高低和影響力高低進(jìn)行分類和評估，這樣人們就能輕松了解風(fēng)險應(yīng)對行動的效果。

所有風(fēng)險信息將自動實時地從項目級聚集到計劃級。

單項目和多項目招采管理

8Manage PMO 支持活動，項目和計劃級的電子供應(yīng)商管理、電子投標(biāo)和電子招采。招標(biāo)采購過程由規(guī)則驅(qū)動，其安全性和完整性受到系統(tǒng)良好的控制。對于招采，8Manage 支持采購計劃、采購訂單、發(fā)票和付款管理，同時支持招采承包、分包和外包。

8Manage PMO 支持基于項目和計劃的招采。龐大而復(fù)雜的招采任務(wù)可以是包含不同類型招采活動的項目。招采信息將根據(jù)項目 WBS 結(jié)構(gòu)和計劃進(jìn)度進(jìn)行匯總，資源和依賴可使用項目和計劃管理規(guī)程進(jìn)行管理。

單項目和多項目問題管理

8Manage PMO 支持針對活動、項目和計劃提出、分配、應(yīng)對、跟蹤、上報和關(guān)閉問題，支持問題與風(fēng)險、變更請求和行動聯(lián)動。8Manage 提供問題地圖，支持用戶遍歷圍繞問題的聯(lián)動。上報的問題將以紅色標(biāo)記，被上報的人必須告知已收到上報的問題。低級活動中提出的問題會自動聚集到高級活動、項目和計劃中。

單項目和多項目變更管理

8Manage PMO 提供變更請求功能，支持用戶記錄和管理變更。變更請求包含以下信息：

• 發(fā)現(xiàn)位置
• 計劃
• 工作訂單
• 決心
• 影響

每個變更請求可以是以下任意一種狀態(tài)：

• 已分配
• 職責(zé)已接收
• 提案已提交
• 決心已提交
• 決心已接收
• 關(guān)閉

在項目 WBS 變更期間，變更請求可用于變更信息記錄，變更影響信息將與變更請求永久關(guān)聯(lián)。當(dāng)人們需要查明特定變更請求或一組變更請求的變更影響時，他們可以在系統(tǒng)中輸入變更請求序號，系統(tǒng)將提供變更影響信息。所有變更請求都會自動實時地從項目級聚集到計劃級。

單項目和多項目實時監(jiān)控與跟蹤

8Manage PMO 為溝通狀態(tài)、識別問題和跟蹤必要行動提供以下概覽：

• 總概覽
• 成本概覽
• 階段信息概覽
• 資源概覽
• 依賴概覽
• 可交付成果概覽
• 風(fēng)險概覽
• 需求變更概覽
• 現(xiàn)狀調(diào)查概覽
• 關(guān)鍵措施與比較概覽

8Manage PMO 為上面提到的每個實時概覽提供單獨的項目視圖和聚合的計劃視圖。

多項目關(guān)鍵成功因素管理

8Manage PMO 的設(shè)計者熟知無形因素的重要性，這些因素嚴(yán)重影響項目和計劃的成功。設(shè)計者還為 8Manage 設(shè)計了用于這些關(guān)鍵成功因素管理的內(nèi)置功能。內(nèi)置功能將幫助項目經(jīng)理和計劃經(jīng)理了解他們在哪些重要但不容易察覺的因素上做得不夠。

8Manage PMO 支持項目經(jīng)理和計劃經(jīng)理選擇適合他們環(huán)境的關(guān)鍵成功因素。8Manage 還機(jī)智地整合了最重要的成功因素和最重要的失敗因素，這樣計劃和項目經(jīng)理只需要集中精力處理少數(shù)幾個關(guān)鍵因素。舉個例子，8Manage 可以整合以下5個最需要關(guān)注的因素：

五大成功因素：

• 用戶參與
• 主管支持
• 需求陳述清晰
• 規(guī)劃合理
• 期待合乎實際

十大失敗因素：

• 需求不完整
• 缺乏用戶參與
• 缺乏資源
• 期待不太符合實際
• 缺乏主管支持
• 改變需求和參數(shù)
• 缺乏規(guī)劃
• 沒有/缺乏IT管理
• 技術(shù)能力不足

8Manage 有效管理少數(shù)重要因素的關(guān)鍵在于知道如何衡量這些難以衡量的因素。衡量有助于計劃和項目經(jīng)理看到他們的不足之處，還能利用他們的環(huán)境知識和解決問題技能來改善情況。如果沒有衡量，大部分時間計劃和項目經(jīng)理甚至不會意識到他們在某些重要領(lǐng)域做得不夠好的事實。

多項目業(yè)務(wù)地圖

8Manage PMO 提供業(yè)務(wù)地圖功能，支持計劃經(jīng)理在一個屏幕上監(jiān)控計劃中所有的項目。業(yè)務(wù)地圖還支持主管在一個屏幕上查看整個企業(yè)所有的計劃和項目。反映在業(yè)務(wù)地圖上的信息是從最低水平的交易（如申請、交付、驗收）實時聚集到最高水平的交易中的，因此信息不僅具有即時性，而且能夠?qū)崟r深入了解細(xì)節(jié)。使用 8Manage，可交付成果只能在8Manage平臺上完成/驗收，因此反映在業(yè)務(wù)地圖上的信息準(zhǔn)確、精確和敏捷。

業(yè)務(wù)地圖支持機(jī)構(gòu)高層了解機(jī)構(gòu)的中低層，同時為中低層提供可見性，使他們能夠憑借良好的表現(xiàn)脫穎而出。清晰、即時、可靠的信息能讓人們保持誠信，這樣每個人都能專注問題解決和生產(chǎn)，而不是搞拉攏活動。

通過與 8Manage PMO 其他附加模塊相結(jié)合，PMO 業(yè)務(wù)地圖能變成企業(yè)業(yè)務(wù)地圖，該地圖支持高管監(jiān)控企業(yè)內(nèi)不同業(yè)務(wù)組合和項目的績效。附加模塊之后的變更并不是業(yè)務(wù)地圖的基本功能，而是面向特定業(yè)務(wù)的功能。

與 8Manage PMO 業(yè)務(wù)圖一樣，企業(yè)業(yè)務(wù)圖支持機(jī)構(gòu)高層了解機(jī)構(gòu)中低層，同時為中低層提供可見性，使他們能夠憑借良好的表現(xiàn)脫穎而出。清晰、即時、可靠的信息能讓人們保持誠信，這樣每個人都能專注于問題解決和生產(chǎn)，而不是搞拉攏活動。