引言
項(xiàng)目溝通管理是整個(gè)項(xiàng)目周期中平衡個(gè)人與團(tuán)體、資源與任務(wù)、項(xiàng)目組與業(yè)主的重要橋梁；是保證項(xiàng)目信息及時(shí)、正確提取、收集、共享、存儲及最后處置閉環(huán)的重要手段；是項(xiàng)目管理方法中應(yīng)對與最后的項(xiàng)目成功的必勝法寶。
好的項(xiàng)目溝通管理方式猶如酷暑中的一縷清風(fēng)，在克服項(xiàng)目難點(diǎn)的同時(shí)為每一位成員送去解暑的良方。
身為項(xiàng)目的決策者，計(jì)劃的制定人，如果你不具備一個(gè)科學(xué)的溝通方式，當(dāng)具體實(shí)施一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目時(shí)，你就會感到處處受到制約。正確的項(xiàng)目決策必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息共享為基礎(chǔ)。保持良好的溝通方式，能潛移默化提高項(xiàng)目組的組織效能，最終達(dá)成心往一處想、勁往一處使的目標(biāo)。下面針對項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目溝通管理時(shí)的幾點(diǎn)工作來談?wù)勎业恼J(rèn)識。
1.確定溝通計(jì)劃
確認(rèn)溝通計(jì)劃可以用到6W原則，即與誰溝通（who）、為何溝通（why）、溝通什么內(nèi)容（what）、何時(shí)溝通（when）、如何溝通（how）及溝通地點(diǎn)（where）。
（1）溝通對象
一次成功的溝通往往取決于溝通計(jì)劃的制定，而溝通計(jì)劃的基調(diào)則取決于溝通的對象。所有的溝通都是人與人的經(jīng)驗(yàn)之談，信息發(fā)送者將自身經(jīng)驗(yàn)所形成的編碼信息透過其個(gè)性濾網(wǎng)進(jìn)行傳輸。信息接收者亦是如此，將透過理解力濾網(wǎng)后收到的信息結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行解碼后形成自身的解碼信息。
通過溝通來傳遞信息的過程往往會因?yàn)槿伺c人之間的學(xué)識、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)、環(huán)境、性格以及閱歷的差異產(chǎn)生巨大誤差。此時(shí)信息發(fā)送者需要代入信息接受者的角色中，用其能夠理解的語言及方式進(jìn)行信息的傳遞，在傳遞前先設(shè)置預(yù)解碼工作，這樣才能將溝通的效率最大化。
（2）溝通原因
明確此次溝通的意義，為何溝通以及溝通對雙方是否有意義。所有的溝通皆是如此，無論是解決問題、匯報(bào)進(jìn)度、共享信息、分配任務(wù)都要先確定此次溝通的立意，立意不明將會成為溝通過程中橫亙在發(fā)送者與接受者的干擾因素。明確溝通原因，能為制定溝通計(jì)劃打下良好基礎(chǔ)。
（3）溝通內(nèi)容
確認(rèn)自己要傳達(dá)的信息內(nèi)容，中間是否會存在誤會或干擾。明確溝通內(nèi)容主題后，對需要溝通的內(nèi)容按照其緊迫度進(jìn)行簡要概括、羅列、分類，并且確保溝通時(shí)做到言簡意賅。
（4）溝通時(shí)間
明確傳達(dá)信息的時(shí)間節(jié)點(diǎn)也同樣重要。在溝通中時(shí)間節(jié)點(diǎn)上應(yīng)遵循盡早溝通和主動溝通的原則。盡早溝通是指與項(xiàng)目成員及項(xiàng)目干系人保持定期溝通，這能讓項(xiàng)目成員及時(shí)有效地解決存在的問題。主動溝通是指在項(xiàng)目中，應(yīng)該極力提倡主動溝通，尤其是已明確了有溝通的需求時(shí)。另外根據(jù)項(xiàng)目整體的周期，應(yīng)建立定期溝通機(jī)制。比方一個(gè)工期為三個(gè)月的軟件開發(fā)項(xiàng)目，就應(yīng)該形成每周定期會議的機(jī)制，包括項(xiàng)目組內(nèi)周例會，項(xiàng)目干系人周進(jìn)度匯報(bào)。
（5）溝通方式
明確傳達(dá)信息的方式，溝通方式可以分為以下幾類：
a、正式溝通和非正式溝通
正式溝通是通過組織或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)定的渠道進(jìn)行的信息傳遞，如通知、指示、內(nèi)部文件等。
正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是溝通效果好，約束力強(qiáng)，保密性強(qiáng)并能確保信息的權(quán)威性。缺點(diǎn)是溝通速度慢，且由于信息的傳遞依靠組織系統(tǒng)層層傳遞，有可能造成信息失真。
非正式溝通是通過非正式或個(gè)人渠道進(jìn)行的信息傳遞。
非正式溝通具有傳播速度快、溝通效率高的優(yōu)點(diǎn)。缺點(diǎn)是信息在傳遞過程中難以控制，信息內(nèi)容常常被夸大、曲解，具有一定的片面性。
b、縱向溝通和橫向溝通
縱向溝通包括上行溝通和下行溝通，橫向溝通也稱平行溝通。
上行溝通主要通過提交績效報(bào)告、建議、請示等供上級審閱或批示。下行溝通的正式行文格式有通知、命令、批復(fù)等。橫向溝通的正式行文格式主要是函件。
c、口頭溝通、書面溝通及非語言溝通
口頭溝通的優(yōu)點(diǎn)是傳遞、反饋速度快，信息量豐富；缺點(diǎn)是溝通效果受人為因素影響大，傳遞層越多，信息失真越嚴(yán)重，可追溯性差。
書面溝通的優(yōu)點(diǎn)是持久，可追溯性高；缺點(diǎn)是紙質(zhì)的效率低、缺乏反饋。
非語言溝通優(yōu)點(diǎn)是信息意義明確，內(nèi)容豐富，含義隱含靈活；缺點(diǎn)是傳遞距離有限，界限含糊。
選擇恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞绞浅晒贤ǖ囊话搿?/p>
（6）溝通場合
明確信息傳達(dá)的地點(diǎn)或場合。其實(shí)在講述溝通方式時(shí)已有表述，所有的溝通都需要區(qū)分場合和方式方法。會見、演講、會議、談判、調(diào)查，不同的溝通需求要選擇對應(yīng)的場合。作為項(xiàng)目管理者，需要全面考慮溝通場合對于實(shí)現(xiàn)溝通目標(biāo)的助推作用。
2. 管理項(xiàng)目溝通
制定完詳細(xì)的溝通計(jì)劃后，一旦項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃被批準(zhǔn)，項(xiàng)目經(jīng)理的工作就是確保它的成功執(zhí)行。這意味著計(jì)劃需要定期審查和更新，以反映任何項(xiàng)目或利益相關(guān)者有關(guān)的變更。管理溝通是確保項(xiàng)目信息能夠及時(shí)且正確地生產(chǎn)、收集、發(fā)布、儲存、檢索、管理、監(jiān)督到最終處置的過程。
項(xiàng)目經(jīng)理還必須管理項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的執(zhí)行。這包括：
（1）數(shù)據(jù)的收集和分析
（2）為溝通創(chuàng)建信息
（3）溝通信息的傳輸或分配
（4）儲存任何通訊報(bào)告、檔案或文件
（5）檢索任何存儲的溝通
（6）在項(xiàng)目結(jié)束或設(shè)定日期后處理任何舊的溝通
記錄好溝通結(jié)果，為日后的項(xiàng)目復(fù)盤提供依據(jù)。
3.監(jiān)管項(xiàng)目溝通
這一過程包括在整個(gè)生命周期中監(jiān)控和控制項(xiàng)目交流?？赡馨ù_認(rèn)以下事項(xiàng)：
（1）確保通訊溝通按計(jì)劃進(jìn)行。
（2）控制溝通滿足項(xiàng)目相關(guān)方對信息的需求，按溝通管理計(jì)劃和相關(guān)方參與計(jì)劃的要求優(yōu)化信息傳遞過程。
（3）確定是否如預(yù)期提高或保持相關(guān)方對項(xiàng)目可交付成果與預(yù)計(jì)結(jié)果的支持力度。
（4）確保在正確的時(shí)間，通過正確的渠道，將正確的內(nèi)容傳遞給正確的受眾。
實(shí)際的監(jiān)控類型，包括方法和頻率，同樣是項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的一部分。做好監(jiān)管項(xiàng)目溝通工作最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目溝通管理的閉環(huán)工作。
結(jié)語
重劍無鋒，大巧不公，做好每一個(gè)項(xiàng)目的溝通計(jì)劃，認(rèn)真對待每一次溝通，從實(shí)踐中汲取經(jīng)驗(yàn)，相信你也可以用巧妙的溝通為你的項(xiàng)目管理生涯畫上濃墨重彩的一筆。
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