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01 檔案管理流程圖及描述
02 車輛管理流程圖及描述
03 接待管理流程圖及描述
流程設(shè)計(jì)
一、檔案管理流程圖及描述
檔案管理流程圖
檔案管理流程圖描述
流程規(guī)范事項(xiàng)
1．流程規(guī)范的業(yè)務(wù)：檔案管理業(yè)務(wù)。
2．本流程由 檔案分類 事件觸發(fā)，輸入信息為 檔案管理辦法 ；本流程結(jié)束狀態(tài)為 實(shí)施檔案利用、更新、銷毀管理 ，輸出信息為 檔案分類編號(hào)目錄 。
管理職責(zé)
2．行政經(jīng)理，負(fù)責(zé)審核檔案管理辦法，全面指導(dǎo)檔案管理工作。
1．行政主管，負(fù)責(zé)保存期限不同的檔案的定期檢查工作。
3．檔案管理員：負(fù)責(zé)收集檔案，做好檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、保管工作。
流程節(jié)點(diǎn)說(shuō)明
1．?dāng)M定“檔案管理辦法”：檔案管理員根據(jù)企業(yè)規(guī)定擬定“檔案管理辦法”，交行政主管和行政經(jīng)理審核。
2．收集相關(guān)文件：檔案管理員在歸檔中應(yīng)該收集齊全文件的定稿、正本和有關(guān)材料，保證檔案的完整性；在檔案管理中要對(duì)資料去粗取精，以便確定資料的利用價(jià)值。
3．整理形成檔案雛形：整理的主要任務(wù)是把零散的、需要修改的檔案進(jìn)行分類、組織和編目，使其形成一個(gè)固定的體系，便于檔案的使用。
4．根據(jù)檔案性質(zhì)進(jìn)行分類：檔案管理員根據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定體系對(duì)檔案進(jìn)行分類，再將同一類檔案進(jìn)行細(xì)分，便于檔案編號(hào)。
5．按照規(guī)定對(duì)已分類的檔案進(jìn)行分類：對(duì)于已分類的檔案，檔案管理員按照規(guī)定對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，以便日后查找。
6．將已分類、編號(hào)的檔案進(jìn)行歸檔、保存：檔案管理員將已分類、編號(hào)的檔案進(jìn)行歸檔、保存，對(duì)于保存期不同的檔案進(jìn)行定期檢查；根據(jù)當(dāng)當(dāng)?shù)牟馁|(zhì)和狀況采取不同的安全保護(hù)措施，維護(hù)檔案的完整與安全，延長(zhǎng)檔案壽命。
流程文件
1．檔案管理辦法。
2．檔案登記表。
2．檔案檢查記錄表。
3．檔案編號(hào)查閱表。
流程優(yōu)化思路
1．程序銜接：對(duì)管理流程進(jìn)行整體統(tǒng)籌，避免程序銜接不緊密或執(zhí)行不順暢。
2．市場(chǎng)變化：根據(jù)市場(chǎng)變化重新審視管理工作及流程，以加強(qiáng)管理工作與市場(chǎng)要求的匹配度。
3．調(diào)整：重新梳理各環(huán)節(jié)的邏輯關(guān)系，調(diào)整不合理流向，達(dá)成流程環(huán)節(jié)間的無(wú)縫銜接。
行政部
二、車輛管理流程圖及描述
車輛管理流程圖
車輛管理流程圖描述
流程規(guī)范事項(xiàng)
1．流程規(guī)范的業(yè)務(wù)：車輛管理流程.
2．本流程由 車輛請(qǐng)用 事件觸發(fā)，輸入信息為 日常用車管理制度 ；本流程結(jié)束狀態(tài)為 用車信息記錄 ，輸出信息為 車輛請(qǐng)用維修記錄 。
管理職責(zé)
1．行政經(jīng)理，負(fù)責(zé)車輛使用申請(qǐng)單的審批工作，監(jiān)督、指導(dǎo)車輛管理工作。
2．車輛主管，負(fù)責(zé)車輛使用申請(qǐng)單的初步審核工作，查詢車輛使用信息，做好車輛調(diào)配工作，車輛使用完畢后，檢查并回收車輛，檢查車輛是否有損壞，如若損壞送維修單位進(jìn)行修理，沒(méi)有損壞，填寫(xiě)用車記錄
3．用車部門(mén)，填寫(xiě)用車申請(qǐng)表，審批通過(guò)后，接車進(jìn)行使用，使用完畢后，接收部門(mén)主管的檢查，若出現(xiàn)損壞，將車送至維修單位維修，做好維修后的檢查工作。
流程節(jié)點(diǎn)說(shuō)明
1．填寫(xiě)“車輛請(qǐng)用單”：用車部門(mén)填寫(xiě)“車輛使用申請(qǐng)單”，申請(qǐng)使用車輛，車輛主管對(duì)車輛申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)行政經(jīng)理審核簽字后使用車輛。
2．調(diào)配車輛：車輛主管對(duì)車輛進(jìn)行調(diào)配，以用車單送達(dá)的先后順序及辦理事情的輕重緩急程序安排車輛。
3．檢查并回收車輛：對(duì)于用車部門(mén)歸還的車輛，車輛主管要認(rèn)真進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)車輛損壞及時(shí)將損壞情況進(jìn)行登記，并要求用車人員及時(shí)維修車輛。
4．維修車輛檢查：用車部門(mén)對(duì)車輛維修情況進(jìn)行檢查，檢查完畢后及時(shí)將車輛歸還。
5．維修項(xiàng)目記錄：車輛主管對(duì)維修車輛的維修項(xiàng)目進(jìn)行登記。
流程文件
1．車輛請(qǐng)用單。
2．用車登記表。
3．車輛維修申請(qǐng)表。
4．維修車輛信息登記表。
流程優(yōu)化思路
1．優(yōu)化時(shí)間：行政人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境、組織、政策等相應(yīng)的變化，于合適的時(shí)機(jī)進(jìn)行流程優(yōu)化工作，以使優(yōu)化后的流程大力提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。
2．調(diào)整：重新梳理各環(huán)節(jié)的邏輯關(guān)系，調(diào)整不合理流向，達(dá)成流程環(huán)節(jié)間的無(wú)縫銜接。
3．程序銜接：對(duì)管理流程進(jìn)行整體統(tǒng)籌，避免程序銜接不緊密或執(zhí)行不順暢。
行政部
三、接待管理流程圖及描述
接待管理流程圖
接待管理流程圖描述
流程規(guī)范事項(xiàng)
1．流程規(guī)范的業(yè)務(wù)：客戶來(lái)訪接待管理。
2．本流程由 客人來(lái)訪 事件觸發(fā)，輸入信息為 客人來(lái)訪預(yù)約記錄 ；本流程結(jié)束狀態(tài)為 來(lái)訪客人信息存檔 ，輸出信息為 客人來(lái)訪信息記錄 。
管理職責(zé)
2．前臺(tái)主管，負(fù)責(zé)錄入的來(lái)訪信息的審核工作，指導(dǎo)接待人員做好來(lái)訪接待工作。
1．前臺(tái)專員，負(fù)責(zé)整理預(yù)約記錄，確認(rèn)來(lái)客訪問(wèn)事宜，做好來(lái)訪登記工作，通知被訪部門(mén)進(jìn)行來(lái)訪接待。
3．相關(guān)職能部門(mén)，配合前臺(tái)部接待來(lái)訪客人相關(guān)工作，提前告知來(lái)訪者情況，做好來(lái)訪客戶的接待工作，好來(lái)訪客人的送別工作。
流程節(jié)點(diǎn)說(shuō)明
1．整理預(yù)約記錄：各職能部門(mén)人員將預(yù)約客人情況通知前臺(tái)，前臺(tái)專員每日匯總當(dāng)日預(yù)約記錄，整理出當(dāng)天已事先預(yù)約的來(lái)訪者單位、職務(wù)、時(shí)間、事由和接待者等信息。
2．確認(rèn)來(lái)訪事宜：前臺(tái)專員通過(guò)電話等方式提醒相關(guān)同事，確認(rèn)客人到訪事宜。
3．來(lái)訪登記：客人到訪，前臺(tái)專員禮貌相迎并讓其填寫(xiě)“企業(yè)來(lái)訪客人登記表”。
4．通知被訪者：前臺(tái)專員確認(rèn)來(lái)訪人員的相關(guān)細(xì)節(jié)及訪問(wèn)對(duì)象、事由，及時(shí)通知被訪者，并安排客人等候。
5．引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)：前臺(tái)專員指引或親自引領(lǐng)客人到指定的場(chǎng)所等待會(huì)見(jiàn)。
6．錄入、記錄和匯總來(lái)訪信息：送走客人后，前臺(tái)專員將來(lái)訪客人信息錄入到相關(guān)信息系統(tǒng)中。
7．存檔：及時(shí)匯總當(dāng)日來(lái)客訪問(wèn)信息，報(bào)前臺(tái)主管審核后存檔。
流程文件
1．企業(yè)來(lái)訪客人登記表。
2．企業(yè)來(lái)訪客人信息匯總表。
3．日常接待工作管理制度。
流程優(yōu)化思路
1．優(yōu)化時(shí)間：前臺(tái)部人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境、組織、政策等相應(yīng)的變化，于合適的時(shí)機(jī)進(jìn)行流程優(yōu)化工作，以使優(yōu)化后的流程大力提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。
2．組織變化：根據(jù)組織目標(biāo)、架構(gòu)或組織運(yùn)作方式的變化進(jìn)行流程優(yōu)化，使管理流程與組織戰(zhàn)略與職能相匹配。
3．程序銜接：對(duì)管理流程進(jìn)行整體統(tǒng)籌，避免程序銜接不緊密或執(zhí)行不順暢。
本文出自弗布克版權(quán)圖書(shū)《流程設(shè)計(jì)實(shí)訓(xùn)實(shí)戰(zhàn)實(shí)務(wù)》，版權(quán)歸屬弗布克，歡迎轉(zhuǎn)發(fā)，禁止轉(zhuǎn)載，抄襲、洗稿，侵權(quán)必究。
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