為規(guī)范公司檔案管理，增強檔案的實用性和有效性，理順各類文書、資料的收集、整理、保管等工作程序，特制定本規(guī)定。
一、立卷歸檔范圍
1、上級機關頒發(fā)的法律命令、指示、決定、決議、通知、信息、專項會議紀要及各類政策法規(guī)；
2、公司向上級機關的請示、報告、工作計劃及對下級部門的批復；
3、公司重大事宜會議記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、職務任免、獎懲及公司的各項制度、規(guī)定）；
4、公司內部及與有關單位往來的文件、協議及各類合同文書；
5、公司制訂的工作計劃、統(tǒng)計報表、財務、工程預決算及工作總結；
6、公司主持召開的各種專業(yè)會議所形成的領導講話、文件資料和會議紀要；公司參加外單位或上級機關召開的會議所帶回需貫徹執(zhí)行的文件材料；
7、公司技術改造、科研攻關申報項目的技術資料、土建工程和自制設備的技術資料與圖紙；
8、其它直接記述和反映公司及部門經營管理與職能活動的，具有現實和長遠參考價值的有效證券、證照（包括文字、電子文件、圖樣、照片、實物等）。
二、歸檔程序
1、公司歸檔文件、資料實行“季度歸檔”及年度歸檔制度，即每年的四、七、十和次年的一月為檔案資料歸檔期；
2、歸檔期內，由檔案管理員分別向各部門主管收集應該歸檔的原始資料，各部門應予積極配合和支持；
3、生產、基建、科研活動中形成的文件資料，分別由產品生產、科研課題、工程項目、設備采購和維修負責人指定專人負責積累，整理后歸檔；
4、經營管理及行政、群團組織日常工作中形成的文件資料，由辦公室或業(yè)務部門按其管轄范圍指定專人負責收集，整理后歸檔；
5、各部門專用的收、發(fā)文件資料和信函，按文件的密級確定是否歸檔；凡機密以上的文件必須按《保密制度》要求予以歸檔。
三、歸檔要求
1、歸檔文件、資料必須齊全完整，照片、錄音、錄像必須同詳細文字說明材料一起歸檔；
2、歸檔文件、資料必須經過系統(tǒng)整理，應準確地反映生產、基建、科研、技術、質量、人事、財務、經營管理等各項活動的真實內容與歷史過程，符合自然形成規(guī)律；
3、歸檔文件、資料必須是原件，具有重大意義的文件應同時保存歷次變更修改件，重要的或利用頻率高的文件、資料可根據需求復制若干備份歸檔；
4、文件、資料歸檔時，交接簽字手續(xù)完備。其制成材料易于長久保存，禁用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、復寫紙等制成文件、資料歸檔；電子文件歸檔時實行“雙套制”，即將電子文件制作相應的紙質拷貝件與光盤同時存檔；
5、歸檔文件、資料應按《檔案法》和公司《保密制度》要求進行分類，立卷保存。案卷標題簡明扼要，并確定保管期限，原則上分為永久長期（十五年以上）、短期（十五年以下）兩種。
四、文件的查閱與銷毀
1、查閱、調用檔案室文件資料，嚴格遵照《保密管理制度》執(zhí)行，認真履行查閱審批程序，密件原則上不得查閱或調用。特殊情況時，須由總經理批準同意，并嚴格控制知悉范圍；
2、檔案室除專職檔案管理員外，其他任何人不得進入；檔案管理員應隨時檢查檔案室的溫濕度控制與防火、防盜情況、確保其安全無患；
3、對于多余、重復、過時失去保存價值的文件，檔案管理員應定期登記、清理、造冊，報請上級領導批準，按《保密管理制度》的規(guī)定方式予以銷毀。任何部門或個人無權擅自處理。
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