合同管理是全過(guò)程的、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的。

全過(guò)程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開(kāi)始，貫穿合同履行過(guò)程，直至合同履行完畢為止。

系統(tǒng)就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來(lái)管理，將合同管理視為公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)的核心。

動(dòng)態(tài)就是注重履約全過(guò)程的變化，特別要掌握對(duì)我方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充、中止或終止。

在實(shí)踐中，企業(yè)將合同管理的步驟形成一個(gè)具體的流程，以規(guī)范的程序?qū)⒑贤恳徊揭?guī)定詳細(xì)，這樣企業(yè)中即使對(duì)合同管理完全陌生的工作人員看到規(guī)范流程，也能很快將工作做到完善。

合同管理流程具體可以分為如下步驟：

1、合同的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。

合同簽訂前的管理最重要的是弄清楚合同批準(zhǔn)人的權(quán)限管理。根據(jù)合同金額大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明確不同層次的領(lǐng)導(dǎo)可以作為批準(zhǔn)人，但在合同上簽署必須經(jīng)法定代表人書(shū)面授權(quán)，并在授權(quán)范圍內(nèi)訂立合同。訂立下列重大合同必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，如涉外合同，資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購(gòu)、租賃合同，擔(dān)保合同，公司兼并、分立、破產(chǎn)、清算合同，股份制改造、資產(chǎn)重組、投資合同等。在確定合同權(quán)限管理后，才能推動(dòng)以后的具體工作。

與誰(shuí)簽合同，簽約對(duì)方是否具備合法的身份資格、是否具備履行合同的相應(yīng)能力和條件，這是選擇合同對(duì)方的基本要求。以分包工程為條件合作投標(biāo)的，在協(xié)商投標(biāo)合作事宜時(shí)，必須首先考察其施工能力及施工隊(duì)伍的來(lái)源問(wèn)題，必須具備合法分包資格，否則必須改變合作方式或條件。中標(biāo)后的工程分包必須堅(jiān)持合格分包商評(píng)價(jià)制度，未經(jīng)評(píng)審認(rèn)定合格，不得與其進(jìn)行實(shí)質(zhì)性談判。物資設(shè)備供應(yīng)方必須由項(xiàng)目部業(yè)務(wù)部門對(duì)其資信情況和社會(huì)背景進(jìn)行考察，拿出初步考察意見(jiàn)，由項(xiàng)目部集體選定。

簽約準(zhǔn)備環(huán)節(jié)是合同管理的源頭。選擇一個(gè)怎樣的合同對(duì)方，對(duì)合同的簽訂到履行終結(jié)的作用和影響至關(guān)重要，一旦違規(guī)降低標(biāo)準(zhǔn)或?qū)?xì)節(jié)考慮不周，將會(huì)埋下許多隱患，給合同的執(zhí)行帶來(lái)一些不必要的麻煩甚至嚴(yán)重的后果。此外，業(yè)務(wù)主管人員、項(xiàng)目經(jīng)理還必須按照企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人廉潔自律的規(guī)定約束自己，不得安排或變相安排自己的親屬，或者有利害關(guān)系的人員和隊(duì)伍與本項(xiàng)目發(fā)生合同關(guān)系，以避免出現(xiàn)感情合同等問(wèn)題而造成職工群眾不滿情緒和經(jīng)濟(jì)效益流失弊端。對(duì)于這一問(wèn)題，企業(yè)不但要作為開(kāi)展項(xiàng)目執(zhí)法效能監(jiān)察的一項(xiàng)內(nèi)容予以嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行，企業(yè)成本、物資設(shè)備、人力資源和法律事務(wù)部門也都應(yīng)做好書(shū)面記載，以備做日后可能的訴訟證據(jù)。

2、合同的談判環(huán)節(jié)。

認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤勁惺呛贤芾淼年P(guān)鍵一環(huán)。雙方的利益在這一環(huán)表現(xiàn)突出，雙方在盡量為自方爭(zhēng)取最大利益的同時(shí)又能順利簽訂合同形成博弈。談判時(shí)間也是合同管理流程中最長(zhǎng)的時(shí)間。

在這個(gè)環(huán)節(jié)，要著重把握好以下幾種情況：一是分包合同談判，無(wú)論標(biāo)的額多大，都必須報(bào)請(qǐng)企業(yè)成本管理部門安排人員參與研究合同條款，要結(jié)合對(duì)方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點(diǎn)，因事、因人、靈活應(yīng)用恰當(dāng)?shù)牟呗源胧欢?strong>物資設(shè)備采購(gòu)合同必須按照企業(yè)現(xiàn)行的物資設(shè)備管理制度，由項(xiàng)目部物資設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員共同參與，達(dá)到規(guī)定數(shù)額的還必須報(bào)請(qǐng)企業(yè)物資設(shè)備部門派員參與談判；三是勞務(wù)用工合同必須由項(xiàng)目部勞資、財(cái)務(wù)、計(jì)劃等人員參與談判；四是合同談判地點(diǎn)必須選擇在項(xiàng)目部辦公地，不得在賓館酒店等場(chǎng)所進(jìn)行，以最大程度地減少不透明因素，消除可能出現(xiàn)的貓膩，從源頭上防范不必要的合同糾紛。

3、合同的訂立和審查環(huán)節(jié)。

合同雙方經(jīng)過(guò)談判就各項(xiàng)條款達(dá)成基本一致意見(jiàn)之后，就進(jìn)入了合同訂立和審查環(huán)節(jié)。這也是合同簽訂和實(shí)施前的最后一道關(guān)口。

合同文本應(yīng)盡可能選用由國(guó)家頒發(fā)的通用性合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點(diǎn)和招標(biāo)文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結(jié)果來(lái)起草。在文本起草工作中，工作人員應(yīng)就雙方商定的全部條款、簽訂合同的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括整個(gè)履約過(guò)程中可能出現(xiàn)的種種情況，都要進(jìn)行充分的估計(jì)，并預(yù)先采取對(duì)策，以確保每一個(gè)履約行為都于己有利、占到先機(jī)，既要避免因采用一些自制的、籠統(tǒng)的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約，回避義務(wù)，避重就輕，向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn)，更要防止因?yàn)樽约铱紤]不周，使合同文本出現(xiàn)漏洞和隨意性，而在履約過(guò)程中處處受制于對(duì)方的被動(dòng)不利局面。合同文本初步形成后，應(yīng)提交項(xiàng)目經(jīng)理辦公會(huì)審查，重大合同則必須由項(xiàng)目管理委員會(huì)集體審查，有條件的，要盡可能安排學(xué)過(guò)民商與經(jīng)濟(jì)法和勞動(dòng)法規(guī)的專業(yè)人員或有法律工作經(jīng)驗(yàn)的人員參加審查。文本通過(guò)審查后，報(bào)企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復(fù)審或備案。

因合同訂立是合同管理的基礎(chǔ)，程序要細(xì)致、嚴(yán)格。在所有合同中，工程合同最為復(fù)雜。下面以訂立工程合同為例。

（1）合同在訂立中具體可履行以下程序：

①重大合同招（投）標(biāo)文件評(píng)審。

招（投）標(biāo)文件評(píng)審實(shí)行會(huì)審制度。重大合同招（投）標(biāo)文件評(píng)審采用會(huì)議方式，一般性合同招（投）標(biāo)文件評(píng)審可采用主管部門主審、相關(guān)部門會(huì)審會(huì)簽方式。

②審查合同主體資格。

項(xiàng)目部應(yīng)對(duì)合同當(dāng)事人主體資格的合法性、合同標(biāo)的符合經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力、履約信用等資格和資信情況進(jìn)行審查和確認(rèn)。如果通過(guò)書(shū)面審查尚不能確認(rèn)對(duì)方主體資格合法和資信能力充足，審查人員可進(jìn)行實(shí)地考察（包括到對(duì)方所在地、承建、參建項(xiàng)目所在地考察等），提出結(jié)論性考察意見(jiàn)。所有被審查的文件和審查報(bào)告均應(yīng)列入合同檔案。

③招（投）標(biāo)與合同談判。

項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行項(xiàng)目招（投）標(biāo)與合同洽談，重大合同應(yīng)通知法律顧問(wèn)參加。

（2）合同起草。

承辦人負(fù)責(zé)起草、修訂合同文本。重大合同文本、招（投）標(biāo)文件起草，項(xiàng)目部應(yīng)組織專門會(huì)議商討，并征求財(cái)務(wù)部門和法律意見(jiàn)。合同文本應(yīng)盡量使用成熟的合同范本，無(wú)范本的合同應(yīng)爭(zhēng)取以己方為主起草，合同中術(shù)語(yǔ)、特有詞匯、重要概念，應(yīng)設(shè)?？罱忉尅：贤猩婕皵?shù)字、日期時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明是否包含本數(shù)。對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、履行期限和方式等有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)在合同中予以特別明確。分包合同價(jià)款一般采用一次性總價(jià)方式。如無(wú)條件采用一次性總價(jià)方式時(shí)，則采用固定單價(jià)方式。

（3）訂立合同的內(nèi)容要詳盡，一般應(yīng)當(dāng)具備以下主要條款：

①當(dāng)事人名稱、法定地址、法定代表人姓名、職務(wù)；

②標(biāo)的（指工程項(xiàng)目、貨物、勞務(wù)等）名稱、型號(hào)、規(guī)格等；

③數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測(cè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式；

④價(jià)款或者酬金及付款時(shí)間、方式；

⑤履行的期限、地點(diǎn)和方式；

⑥違約責(zé)任；

⑦合同爭(zhēng)議的解決方式；

⑧合同訂立的時(shí)間、地點(diǎn)；

⑨根據(jù)法律、法規(guī)和合同性質(zhì)確定或者雙方當(dāng)事人約定的其他必備條款；

⑩正副本份數(shù)和分配方式；

?合同生效的時(shí)間和條件；

?約定的聯(lián)系方式；

?附件名稱；

?簽約地點(diǎn)、日期；

?簽約各方開(kāi)戶銀行及賬號(hào)；

?簽約各方合同專用章和法定代表人（負(fù)責(zé)人）或委托代理人簽章。

簽訂金額在100萬(wàn)元及以上的合同以及有預(yù)付款的合同，或者經(jīng)資信審查認(rèn)為有必要的，應(yīng)要求對(duì)方提供履約擔(dān)保。擔(dān)保一般應(yīng)采取銀行履約保函、保證金的方式，且金額應(yīng)當(dāng)不少于預(yù)付款的金額，對(duì)重大合同應(yīng)同時(shí)提供預(yù)付款擔(dān)保和履約擔(dān)保，擔(dān)?？筛鶕?jù)合同履行進(jìn)度情況分期釋放，特殊情況的擔(dān)保須由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（4）合同審查會(huì)簽。

承辦人應(yīng)將合同草本及與合同有關(guān)的證明材料和合同簽署單一并提交相關(guān)部門和人員按合同簽署單規(guī)定的順序?qū)彶闀?huì)簽。承辦人送交的合同或招標(biāo)文件如有參考范本，且該范本為國(guó)家有關(guān)部門頒發(fā)、監(jiān)制或公司示范文本，則應(yīng)同時(shí)提交參考范本或參考范本號(hào)，并在合同中明顯標(biāo)記出本次修改的地方或附送差異表。審查人一般應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成合同審查。

各級(jí)審查人重點(diǎn)審查以下事項(xiàng)：

①中標(biāo)單位的確定是否符合公司規(guī)定和招標(biāo)文件要求；

②確認(rèn)合同風(fēng)險(xiǎn)是否得到充分評(píng)估；

③合同技術(shù)條款是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、規(guī)范；

④合同價(jià)款是否控制在項(xiàng)目控制預(yù)算范圍之內(nèi)，價(jià)款結(jié)算方式是否明確，定額選用是否準(zhǔn)確；

⑤確認(rèn)合同變更及解除條款、違約責(zé)任承擔(dān)條款、索賠及爭(zhēng)議解決條款完備并具有可操作性；

⑥復(fù)核標(biāo)的數(shù)量、合同價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確、規(guī)范、計(jì)算方式正確；

⑦確認(rèn)付款金額符合合同條件且符合項(xiàng)目資金流量整體計(jì)劃。

合同承辦人根據(jù)各級(jí)審查意見(jiàn)修改合同并在《合同簽署單》上說(shuō)明修改情況。如合同承辦人不同意改，應(yīng)向?qū)彶槿朔答佉庖?jiàn)；如達(dá)不成共識(shí)，則按公司合同管理辦法規(guī)定的權(quán)限提請(qǐng)合同批準(zhǔn)人裁決。

4、合同簽署蓋章。

合同經(jīng)審查會(huì)簽并修改完畢，合同承辦人持經(jīng)過(guò)法定代表人或委托代理人簽署的合同文本、合同簽署單以及法定代表人授權(quán)委托書(shū)，向印章管理部門和印章管理專責(zé)人申請(qǐng)加蓋公司合同專用章。合同承辦人持簽署完備的合同正本會(huì)同財(cái)務(wù)人員貼制印花稅稅花，并在合同簽訂之日后3個(gè)工作日內(nèi)將合同副本送交相關(guān)部門履行，合同正本由承辦人按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定定期歸檔。合同文本經(jīng)企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復(fù)審后，方可按企業(yè)授權(quán)由相關(guān)人員簽署。

5、合同的履行環(huán)節(jié)。

這是一個(gè)周期較長(zhǎng)而且復(fù)雜的環(huán)節(jié)，不可預(yù)見(jiàn)的情況多，最容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，是合同管理至關(guān)重要的控制環(huán)節(jié)。

要做好這一環(huán)節(jié)的工作，必須要做到：

第一是要教育項(xiàng)目全員明確項(xiàng)目管理的根本任務(wù)是全面、嚴(yán)謹(jǐn)、高效地履行該工程項(xiàng)目的所有合同、協(xié)議，而不是施工生產(chǎn)。要讓大家明白施工生產(chǎn)是基于合同協(xié)議、圍繞實(shí)現(xiàn)合同協(xié)議約定、最后又終結(jié)于合同協(xié)議的一個(gè)工作過(guò)程，其根本目的是為了通過(guò)一系列合同行為，取得經(jīng)濟(jì)利益，扭轉(zhuǎn)把項(xiàng)目管理的重點(diǎn)僅放在如何組織好施工生產(chǎn)上的本末倒置思想，以最大程度地減少因履約意識(shí)不強(qiáng)而造成的施工生產(chǎn)轟轟烈烈、經(jīng)濟(jì)效益卻捉襟見(jiàn)肘的偏差。

第二是項(xiàng)目部要定期組織召開(kāi)會(huì)議，綜合評(píng)價(jià)分析各項(xiàng)合同的履行情況，圍繞高效履行合同義務(wù)、行使合同權(quán)利來(lái)組織施工生產(chǎn)，不斷改善和提高履約水平。

第三是項(xiàng)目管理人員必須要牢固樹(shù)立有利于企業(yè)的證據(jù)意識(shí)，認(rèn)真清除一怕麻煩、圖省事、想輕松，二怕寫(xiě)不好、留隱患、擔(dān)責(zé)任，三怕堵死個(gè)人某種特殊操作的后路等不正確、不合適甚至不道德的思想意識(shí)；在合同履行中，必須要克服“君子動(dòng)口不動(dòng)手”和隨意表態(tài)的不良習(xí)慣，所有的管理措施、行政指令、情況通報(bào)、獎(jiǎng)罰實(shí)施、作業(yè)交底、技術(shù)控制、經(jīng)濟(jì)核算以及各類通知等，都要采用書(shū)面形式，遇到特殊情況當(dāng)時(shí)來(lái)不及做出書(shū)面形式的，一定要及時(shí)補(bǔ)上。發(fā)給合同對(duì)方的書(shū)面文件材料，一定要取得對(duì)方人員的書(shū)面同意并妥善保存。

第四是堅(jiān)持所有履約行為的集體決策、集體監(jiān)督。個(gè)別特殊情況確實(shí)必須由某個(gè)人當(dāng)即做出決定的，決定者事后要及時(shí)向有關(guān)人員和組織報(bào)告這一決定及其實(shí)施情況，如決定的實(shí)施有隱患，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施予以消除。所有履約行為必須保持恰當(dāng)?shù)耐该鞫?，要圍繞確保公正履行合同，堅(jiān)決實(shí)施項(xiàng)目公開(kāi)，既不能所有的項(xiàng)目向所有人公開(kāi)，也決不能所有的項(xiàng)目向所有人不公開(kāi)，要按照職責(zé)權(quán)限的層級(jí)范圍實(shí)施必要公開(kāi)。這是防止履約行為中管理黑洞的根本措施和要求。

在實(shí)際履行合同中，項(xiàng)目部主要負(fù)責(zé)組織合同的履行，監(jiān)督合同履行的全過(guò)程，并督促當(dāng)事人按照約定全面、適當(dāng)、實(shí)際履行合同。合同生效前不得實(shí)際履行合同，特殊情況在合同生效前確需履行時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析并經(jīng)合同簽署人批準(zhǔn)。承辦人負(fù)責(zé)履行合同約定的通知義務(wù)，包括提示有關(guān)部門、單位按合同約定的日期、期間履行合同義務(wù)或主張權(quán)利；負(fù)責(zé)匯報(bào)、請(qǐng)示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題、爭(zhēng)議；依據(jù)合同規(guī)定向業(yè)主收取合同款，付款必須填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，并按規(guī)定逐級(jí)審批。合同的變更或者解除由原合同承辦部門負(fù)責(zé)承辦，程序執(zhí)行合同訂立程序。項(xiàng)目部應(yīng)每月對(duì)合同履行情況進(jìn)行一次檢查，在公司月度生產(chǎn)管理調(diào)度會(huì)上匯報(bào)合同履行情況。

6、合同的補(bǔ)充與變更環(huán)節(jié)。

在合同的履行環(huán)節(jié)，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問(wèn)題，或者起初被遺漏的事項(xiàng)被發(fā)現(xiàn)，或者原來(lái)約定的事項(xiàng)發(fā)生變化，這些都需要協(xié)議雙方及時(shí)通過(guò)協(xié)商達(dá)成補(bǔ)充協(xié)議或者變更協(xié)議，必要時(shí)也可以會(huì)談紀(jì)要的方式經(jīng)雙方共同簽認(rèn)。對(duì)于合同工程變更，工程管理部重點(diǎn)從承約方所提出的變更申請(qǐng)的工程現(xiàn)場(chǎng)情況與技術(shù)方面，提出會(huì)審意見(jiàn)。預(yù)算成本管理部對(duì)變更金額進(jìn)行審定，合同管理部從合同條款角度，同時(shí)考慮同類合同變更情況的處理，最終提出合同變更處理意見(jiàn)。這些補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)談紀(jì)要及處理意見(jiàn)等，都應(yīng)被視為合同文本的補(bǔ)充，必須與正式合同文本一樣管理、一樣履行。

7、合同的結(jié)算與支付環(huán)節(jié)。

項(xiàng)目上的任何合同行為都是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)行為，其履行過(guò)程中的核算、階段性結(jié)算和最終結(jié)算，是項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最后一個(gè)關(guān)口，直接決定著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)一般都對(duì)此有具體、明確、嚴(yán)格的規(guī)定，項(xiàng)目部財(cái)務(wù)部門必須按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定辦理，審核及簽批手續(xù)不完備者不得付款。項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)必須明確自己對(duì)此所負(fù)的監(jiān)督責(zé)任，嚴(yán)格把好支付關(guān)。如果有人企圖強(qiáng)行支付，或者化整為零由出納變通支付，項(xiàng)目主管會(huì)計(jì)必須在第一時(shí)間向企業(yè)總會(huì)計(jì)師報(bào)告，必要時(shí)直接向企業(yè)行政主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，努力堵住一切漏洞。對(duì)明知手續(xù)不完備且面臨違規(guī)支付而不報(bào)告的，企業(yè)要視情節(jié)對(duì)主管會(huì)計(jì)進(jìn)行處罰，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理予以從重處罰。

因工程合同經(jīng)常牽扯拖欠工程款或賠償事項(xiàng)，在合同預(yù)算和結(jié)算期間，一定合同索賠管理。工程索賠一般分為工期索賠和費(fèi)用索賠，有業(yè)主與總承包商之間的索賠，也有總承包商與分包商之間的索賠。無(wú)論哪一方希望提出索賠，其索賠請(qǐng)求均應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)、以合同約定的形式提出并提交索賠相關(guān)文件，索賠相關(guān)文件一般包括索賠通知書(shū)、索賠文件。其中索賠通知書(shū)是指在合同約定的時(shí)間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的表明己方要求工期或費(fèi)用索賠意向的通知；索賠文件則是在索賠通知書(shū)發(fā)出之后，在合同約定的時(shí)間內(nèi)向?qū)Ψ桨l(fā)出的完整詳細(xì)的索賠材料，一般應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：①索賠信：一封致對(duì)方或其代表的信函，信函中應(yīng)說(shuō)明索賠事件發(fā)生的原因，列舉索賠理由，提出合同索賠金額與工期及附加說(shuō)明。②索賠報(bào)告：列舉索賠的核心內(nèi)容，詳細(xì)說(shuō)明合同索賠的事實(shí)和理由，說(shuō)明索賠的合理合法性，簡(jiǎn)要列出損失計(jì)算和要求賠償或補(bǔ)償?shù)慕痤~和工期等。③索賠金額和索賠工期的詳細(xì)計(jì)算書(shū)與證據(jù)，根據(jù)合同約定的方法計(jì)算索賠金額和索賠工期。

在總承包項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理是工程索賠的第一責(zé)任人；項(xiàng)目控制部是工程索賠的執(zhí)行部門，在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，及時(shí)確認(rèn)工程索賠事項(xiàng)并向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)，指導(dǎo)其他部門搜集和匯總工程索賠的證據(jù)，按照合同約定的時(shí)間發(fā)出工程索賠通知和索賠文件，接受并處理對(duì)方發(fā)出的索賠意向、通知和索賠文件，參與各項(xiàng)工程索賠談判，辦理工程索賠的其他具體事項(xiàng)；項(xiàng)目施工部、財(cái)務(wù)部、安全質(zhì)量部、物資部、設(shè)計(jì)部、信息綜合部是工程索賠的協(xié)助執(zhí)行部門，重點(diǎn)是協(xié)助控制部搜集工程索賠證據(jù)，參與與本部門有關(guān)的工程索賠談判。

8、合同關(guān)系確立環(huán)節(jié)。

合同沒(méi)有正式簽訂生效，就意味著雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系尚未確立，不得準(zhǔn)許對(duì)方在施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行合同范圍內(nèi)的任何工作。但是在實(shí)踐中，一些項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人為了圖省事、講義氣、攀交情、謀私利，還仍然采用口頭委托等方式下達(dá)任務(wù)，待工程完工后再按實(shí)際發(fā)生費(fèi)用補(bǔ)簽合同，這樣的合同不但根本起不到任何約束作用，還給外界留下了項(xiàng)目管理不規(guī)范的不良印象，既容易造就腐敗的溫床，給不法分子可乘之機(jī)，也會(huì)使企業(yè)蒙受程度不同的經(jīng)濟(jì)損失。更有甚者，有的當(dāng)事人為了獲取不正當(dāng)利益，在簽訂合同時(shí)，往往就同一項(xiàng)目再簽訂一份或者多份與合同價(jià)款等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容不一致的合同，這就是我們通常所說(shuō)的“陰陽(yáng)合同”。待工程實(shí)施起來(lái)，一旦涉及到經(jīng)濟(jì)利益，雙方必然會(huì)導(dǎo)致工程糾紛的發(fā)生。

9、合同爭(zhēng)議的處理。

無(wú)論是因索賠引發(fā)的爭(zhēng)議，還是合同執(zhí)行過(guò)程中其他因素引發(fā)的合同爭(zhēng)議，各方均應(yīng)首先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。協(xié)商或調(diào)解能夠達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同訂立程序訂立書(shū)面協(xié)議。協(xié)商或調(diào)解不能達(dá)成協(xié)議時(shí)，可依合同約定進(jìn)行仲裁或訴訟。當(dāng)合同發(fā)生重大爭(zhēng)議時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)將爭(zhēng)議事項(xiàng)及時(shí)以書(shū)面形式通知公司控制部、法律顧問(wèn)和財(cái)務(wù)部門，同時(shí)應(yīng)迅速收集有關(guān)證據(jù)，會(huì)同以上部門及時(shí)提出爭(zhēng)議處理方案，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。在方案批準(zhǔn)之前，按照合同規(guī)定應(yīng)按期給予回復(fù)的文件，項(xiàng)目部應(yīng)組織予以答復(fù)，重大事項(xiàng)的回復(fù)須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)事先審查。

企業(yè)作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)單位，其所有的契約行為都是嚴(yán)肅的法律行為，因這種法律行為產(chǎn)生的所有法律風(fēng)險(xiǎn)最終都會(huì)造成經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。因此，要做好合同管理，除了要強(qiáng)化制度約束和過(guò)程監(jiān)控，最好規(guī)范做好以上九個(gè)環(huán)節(jié)。