一場會議如果參會者體驗感很好，這場會議就會產(chǎn)生積極的社會輿論，更大的社會影響力。反之，如果參會者感覺不好、提不起興趣，不僅會議現(xiàn)場變得死氣沉沉，主辦方在會議上的投資回報率也會降低，甚至會影響到下一次主辦會議的出席率。所以會議組織者將越來越重視參會者的參會體驗。那么如何才能提高參會者的參會體驗呢？我們可以從以下7點入手 。
會前
01報名體驗
注冊報名是參會者對會議活動的初印象，報名體驗的好壞直接決定了潛在客戶的轉化率。影響參會報名體驗的主要因素有報名信息的獲取、報名方式的選擇、報名路徑的長短以及報名頁面的展現(xiàn)等。搭建具備專業(yè)報名功能的活動網(wǎng)站、設計吸引人眼球的活動頁面且頁面適應PC、移動端等多端需求、明確的報名指引信息、及時反饋參會者報名狀態(tài)信息可以提高報名體驗，留住潛在客戶。
02會場布置
會場的選擇
有人認為，會議空間越大越好，層高越高越好。實際上，這種認識是不準確的。從參會者的體驗角度來講，在會議空間的布置與設計方面，有幾個可以參照的原則：
1.空間大小要適度緊湊，這樣便于講者與聽者互動，使聽者更易于集中注意力；
2.會議室盡可能選擇長方形、或是橫向長方形會議室，目的是盡可能拉近講者與所有聽者之間的空間距離；
3.如果空間過大，要設法將聽者集中到講臺附近；
4.對于超大型會議，要適當增加LED屏幕、音箱數(shù)量等，盡可能減少由于空間過大而使視聽體驗下降的麻煩。
休息廳的舒適度
休息廳是個讓人舒適放松的空間，里面的擺設布置、顏色設計等都能反映出活動的風格以及活動主辦方對參會者的用心程度。
其他因素
包括視聽、燈光、溫度等。試想，面臨昏暗的投影儀、失真且含混不清的麥克，再好的內(nèi)容、再先進的表現(xiàn)方式，都不可能改變?nèi)藗儗τ诒敬螘h體驗的差評。與此同時，過亮或過暗的燈光、過高或過低的室溫等，都會不同程度地影響人們的感受，進而影響整個會議的效果。
還有很多細節(jié)因素，比如桌子、椅子的高矮與形狀，投影儀或LED的高矮、大小，以及會議的流程與節(jié)奏設計等。
會中
03簽到體驗
簽到速度的快慢直接影響著參會者的心情，做好現(xiàn)場簽到服務，可以提升參會者的現(xiàn)場體驗。
1.選擇新穎有趣的簽到方式 （例如：人臉識別簽到、FRID簽到、手環(huán)簽到、身份證簽到、掃碼簽到等等。）
2.制定清晰可視化的簽到流程
3.保證現(xiàn)場簽到速度
4.提供指引咨詢服務
5.配備專業(yè)的技術支持人員 這五點可以提高參會者的簽到體驗感
04演講內(nèi)容
內(nèi)容質(zhì)量
會議內(nèi)容質(zhì)量的高低，包括主題、議題、演講人、研究報告等，是決定參會者體驗感的首要因素之一。學習新知識、掌握新動態(tài)、了解新趨勢、發(fā)現(xiàn)新市場等，是人們參加會議的主要訴求。只有重視參會者的真正需求，輸出符合參會者預期的內(nèi)容，會議才能更長遠地發(fā)展下去；
表達形式
所謂表達形式，就是如何將內(nèi)容表達出來，讓參會者更好理解、掌握。也就是說，好的內(nèi)容只有用好的形式來表達，這些內(nèi)容才會真正發(fā)揮作用。在新媒體時代，主講人更要避免簡單地讀稿子，要善用圖片、音視頻等媒介豐富演講形式，讓講演內(nèi)容得到最大化的傳播效果。
05互動體驗
傳統(tǒng)的會議形式多是你講我聽，時間長了難免會使參會者無法集中注意力。主辦方與參會者或者嘉賓和參會者之間需要多一些互動，無論是線上還是線下互動，都可以提高參會者參與的積極性，打造活躍、輕松的會場氛圍。可以通過尋找合適的互動點、采取簡單有趣的互動方式、設置豐厚的獎品來提高互動體驗。
例如，現(xiàn)場可以：開展一些與主題相關的游戲、參會者微信留言在會場屏幕展示、就會上某個問題現(xiàn)場投票、會議嘉賓為現(xiàn)場參會者答疑、現(xiàn)場抽獎、微博話題互動等等。
06服務體驗
想要給參會者一個完美的參會體驗，就必須做好各個環(huán)節(jié)的服務工作：
1. 制定詳細的服務流程
2.統(tǒng)一的服務標準和話術
3.服務工作責任到人
4.樹立工作人員的服務意識
5.強調(diào)每一個細節(jié)
6.重視每一個參會者的需求
會后
07跟蹤回訪
會后可以根據(jù)參會者報名時留下的手機號碼或者郵箱地址，給他們發(fā)送“感謝參會”相關內(nèi)容的短信或者郵件，在信息底部附帶上會議有關內(nèi)容的鏈接。這樣既讓用戶有被重視的感覺，又可以借此再次強化品牌輸出。
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